Haal je energie uit het goed organiseren van zaken en daarbij de puntjes op de i te zetten? Werk je graag samen in een klein en hecht team? Word je enthousiast van het verder vormgeven van de ondersteunende taak in een groeiende organisatie? Zoek je een functie bij een unieke organisatie waar de lijnen kort en de professionele standaarden hoog zijn? Dan zijn we op zoek naar jou!

Samen met je collega managementondersteuner regel je alles om het kantoor en het team draaiend te houden. Daarbij hebben jullie allebei je eigen aandachtsgebieden. Je hebt dus een grote vrijheid én verantwoordelijkheid om je eigen werk in te richten. De CTIVD is in relatief korte tijd gegroeid en groeit nog verder. Dit betekent dat we ook opnieuw bekijken hoe we onszelf het slimste organiseren. Daarin heb je een agenderende en aanjagende rol. Samen met jouw collega ben jij de steun en toeverlaat. Je zorgt ervoor dat de commissieleden en de medewerkers optimaal kunnen functioneren.

Jouw dagen zijn heel afwisselend omdat je vooruit denkt en steeds ziet wat er morgen, volgende week of volgende maand moet gebeuren. Niet alleen de taken zijn afwisselend, maar juist ook de diversiteit aan mensen waar je mee te maken hebt. Je bent zichtbaar, hebt veel contacten binnen de organisatie en weet iedereen te vinden die je nodig hebt.

De volgende werkzaamheden kan je in ieder geval verwachten:

• Je doet voorstellen hoe we de ondersteunende taak in onze groeiende organisatie slimmer kunnen organiseren en voert deze in. Dit doe je in nauwe samenwerking met je collega managementondersteuner en onze informatiespecialist. Denk hierbij bijv. aan het verder inrichten van het agendabeheer van het management en het met de informatiespecialist inrichten van een documentmanagementsysteem.
• Je organiseert de Commissievergaderingen en legt die kort vast in een actie- en besluitenlijst. Ook verzorg je de agenda en stukken en bewaak je de voortgang van de gemaakte afspraken.
• Je beheert de agenda’s van de secretaris-directeur en MT-leden. Je maakt daarvoor afspraken met contactpersonen van de CTIVD binnen de verschillende ministeries, de diensten en andere externe partijen. Er is sprake van hechte samenwerking met de toetsingscommissie TIB. Je zult dan ook veel contact hebben met de managementondersteuners van de TIB.
• Je verzorgt de administratieve afhandeling en het beheer van dossiers en stelt daarvoor ook brieven op.
• Je verzorgt de in- en uitgaande post en beheert meerdere mailboxen.
• Je organiseert vergaderingen en lunches en reserveert daarvoor de vergaderzalen. Je begeleidt bezoekers en houdt toezicht op de naleving van de veiligheidsvoorschriften.
• Je draagt bij aan de organisatie van bijeenkomsten en werkbezoeken.
• Je neemt deel aan (team)overleggen en maakt een actie- en besluitenlijst.
• Je vervangt je collega bij afwezigheid en springt in bij pieken.

Je houdt van aanpakken, doorpakken en het ontzorgen van collega’s. Je bent goed in staat om te plannen, te prioriteiten en te organiseren, ook onder tijdsdruk. Je werkt zorgvuldig en geordend. Je hebt een proactieve houding: Niets gaat aan jouw aandacht voorbij en dankzij jouw vooruitziende blik komen je collega’s niet voor verrassingen te staan. Ook belangrijk: je kan goed samenwerken in een team en zorgt voor verbinding.  

• Je hebt aantoonbare werkervaring in een secretariële functie en beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden;
• Je hebt ervaring met en kennis van Microsoft Office en Adobe Acrobat.

Voldoe je niet exact aan alle bovengenoemde punten, maar denk jij dat je de geschikte kandidaat bent? Solliciteer dan ook en overtuig ons met jouw motivatiebrief.

• De functie van Managementondersteuner CTIVD is een vertrouwensfunctie. Een veiligheidsonderzoek door de AIVD op A-niveau is dan ook onderdeel van de selectieprocedure. Het opvragen van referenties en het uitvoeren van een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure.
• Vanwege de staatsgeheime informatie waarmee wordt gewerkt vinden de werkzaamheden plaats in Den Haag. Thuiswerken is niet mogelijk.
• De CTIVD gaat zorgvuldig om met verstrekte gegevens. Solliciteren is instemmen met gegevensverwerking en bewaren t.b.v. de sollicitatieprocedure. Na afronding van de selectieprocedure worden je gegevens binnen 6 weken vernietigd.
• Je sollicitatie wordt direct in behandeling genomen.

Word jij onze nieuwe collega?
Als je interesse hebt in deze functie, solliciteer dan snel! Dat kan via onderstaande mailadres,[email protected]  met je CV en motivatiebrief. Wanneer je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek, bellen we jou om dit samen in te plannen. Zien we het allebei zitten? Dan volgt een tweede gesprek en sluiten we af met een arbeidsvoorwaardengesprek. Daarna volgt het veiligheidsonderzoek.

De gesprekken zijn er niet alleen voor ons om jou te leren kennen, maar ook voor jou om ons en onze organisatie te leren kennen. Uiteindelijk is het pas echt een match als de klik er van twee kanten is.