Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Senior managementondersteuner.

Weet jij het hoofd koel te houden in hectische situaties en weet je als geen ander overzicht te houden en te zorgen voor stabiele ondersteuning in een complexe omgeving? Ben je een stevige persoonlijkheid die rust uitstraalt en die daarnaast enthousiast en kritisch is en een gezonde dosis humor heeft? En heb je zin in een nieuwe uitdaging in een maatschappelijk relevante omgeving?

In deze rol verricht je coördinerende en management ondersteunende werkzaamheden voor Directeur Kennis & Innovatie (K&I) en het hoofd van de Staf-afdeling binnen deze directie. Door je (inhoudelijke) betrokkenheid weet je wat er speelt en kan je prioriteiten stellen en inspelen op ontwikkelingen. Je draait je hand niet om voor complex en vooral dynamisch agendabeheer. Je denkt graag mee en door je pro-activiteit kijk je vooruit en signaleer je knelpunten tijdig en lost ze op. En dit allemaal zodat onze directie zich kan concentreren op de missie van de Directie Kennis & Innovatie om te zorgen voor de beste materieel en IT voor de Krijgsmacht!

De meest voorkomende werkzaamheden zijn:
-    Complex en dynamisch agendabeheer
-    Bewaken dat de directie tijdig benodigde informatie voor afspraken heeft (we werken hierbij met iBabs)
-    Ondersteuning bij mailafhandeling directeur en verwerken post in XPostWeb
-    Beheren mailbox directiesecretariaat
-    Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
-    Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
-    Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen
-    Attenties verzorgen en acties coördineren voor o.a. ambtsjubilea
-    Ondersteuning bij evenementen
-    Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken.
    
Je draagt bij aan de interne en externe communicatie door:        
-    Het mede vullen en inzetten van de door Directie K&I te hanteren publicatiesystemen en instrumenten;
-    Het ondersteunen bij organiseren van lezingen en evenementen/seminars;        
-    Het ondersteunen bij bezoeken van delegaties en bij het `hosten' van (internationale werkgroepen in Nederland;    
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt van de Staf voor externe (telefonische) contacten.

-    MBO werk- en denkniveau; 
-    Afgeronde MBO opleiding op secretarieel, administratief of bedrijfskundig gebied of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring;
-    Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in management ondersteunende functies;         
-    Minimaal 2 tot 4 jaar ervaring in ondersteunende functies op het gebied van innovatie- en projectmanagement in overheidsomgeving.

We zoeken iemand die snel schakelt en moeiteloos meebeweegt in een omgeving die continu in beweging is. Je houdt het hoofd koel bij veranderingen en weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen. Tegelijkertijd ben je zorgvuldig in je werk en zorg je ervoor dat zaken tot in de puntjes kloppen. 

Je voelt je thuis in een ondersteunende rol en werkt graag samen met verschillende collega’s en externe partijen. Je communiceert helder en professioneel en weet informatie duidelijk over te brengen, ook als er verschillende belangen spelen.

-    Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
-    De startdatum staat daarom niet vast.
-    Bij grote belangstelling kan de vacature eerder gesloten worden.    
-    Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
-    Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). 

 #LI-SD1 #LI-Hybrid Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.