16–20 uur per week | schaal 12 | hybride werken

Per 1 januari 2027 krijgt Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) een collegiaal bestuur en een Commissie van Advies (CvA). Een nieuwe bestuurlijke inrichting die nog volop in ontwikkeling is. Voor de ondersteuning van deze commissie zoeken we een secretaris die niet alleen zorgt dat het bestuurlijke proces goed verloopt, maar het ook mede helpt inrichten.

De Commissie van Advies is nieuw en de werkwijze moet nog concreet invulling krijgen. Dat biedt jou de kans om vanaf het begin mee te bouwen aan hoe de commissie in de praktijk gaat functioneren. Je brengt ervaring mee, doorziet bestuurlijke verhoudingen snel en weet structuur aan te brengen in een omgeving die volop in beweging is.

Dit ga je doen

De Commissie van Advies bestaat uit vier onafhankelijke leden en krijgt een bijzondere positie in het bestuurlijke samenspel tussen toezichthouder SodM en de verantwoordelijke minister en het beleidsdepartement waar SodM onder ressorteert. De commissie fungeert als strategisch klankbord voor het collegiaal bestuur op onderwerpen als de strategie van SodM, de kwaliteit van het toezicht en de maatschappelijke oriëntatie. Daarnaast adviseert de commissie de minister over het functioneren van het collegiaal bestuur.

Als secretaris ondersteun je de Commissie van Advies bij de uitvoering van deze taken en heb je de operationele verantwoordelijkheid voor het bestuurlijke proces.

Omdat de commissie nieuw is, ligt in de eerste periode een belangrijk accent op het inrichten en verder ontwikkelen van de werkwijze. Er zijn al kaders, wet- en regelgeving en een reglement in ontwikkeling, maar de praktische vertaling daarvan moet voor een belangrijk deel nog worden gemaakt. Je helpt de commissie om daarin haar weg te vinden en vertaalt wat nodig is naar werkbare afspraken, processen en documenten.

Concreet betekent dit dat je:

• de Commissie van Advies adviseert en ondersteunt en zorgt voor een zorgvuldig en professioneel bestuurlijk proces;
• de planning en organisatie van de overleggen coördineert in afstemming met de voorzitter, de bestuurssecretaris en de managementondersteuning;
• regie voert op de agenda, stukkenstroom en voorbereiding van vergaderingen;
• adviezen, eventuele besluiten en actiepunten zorgvuldig en transparant vastlegt en de opvolging bewaakt;
• zorgt voor een passende doorgeleiding van adviezen en voor communicatie en archivering van relevante stukken;
• meewerkt aan het verder ontwikkelen en concretiseren van bijvoorbeeld het CvA-reglement, werkafspraken en andere bestuurlijke documenten;
• signaleert wat in de praktijk wel en niet werkt en helpt om de inrichting daarop aan te passen.

De functie bevindt zich daarmee op het snijvlak van inrichten en uitvoeren. De koers en inhoud zijn aan de Commissie van Advies en haar voorzitter; jij zorgt ervoor dat de bestuurlijke ondersteuning daaromheen staat en werkt.

Dit maakt de functie bijzonder

De Commissie van Advies bestaat nog niet. Je krijgt daardoor de kans om vanaf het begin mee te bouwen aan het nieuwe bestuurlijke samenspel.

Dat vraagt om gevoel voor verhoudingen. Je begrijpt wanneer je moet adviseren, wanneer je moet organiseren, wanneer je moet doorvragen en wanneer juist terughoudendheid nodig is. Je kunt schakelen met mensen op strategisch en bestuurlijk niveau zonder daarbij je eigen rol uit het oog te verliezen.

Tegelijkertijd ben je iemand die graag dingen voor elkaar krijgt. Een goed bestuurlijk proces zit voor jou niet alleen in de grote lijnen, maar juist ook in een goede voorbereiding, heldere stukken, gemaakte afspraken en zorgvuldige opvolging.

Dit breng je mee

Voor deze functie zoeken we nadrukkelijk iemand die al ervaring heeft in een vergelijkbare rol. Dit is geen functie waarin je het secretarisvak nog moet leren.

Je hebt:

• hbo/wo werk- en denkniveau;
• minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een secretarisfunctie of vergelijkbare bestuurlijk ondersteunende rol;
• aantoonbare ervaring met het ondersteunen van een bestuur, commissie, raad of vergelijkbaar gremium;
• ervaring met werken in een bestuurlijke omgeving en het omgaan met verschillende belangen en verantwoordelijkheden;
• ervaring met het inrichten, ontwikkelen of verbeteren van bestuurlijke processen of werkwijzen;
• uitstekende schriftelijke vaardigheden en het vermogen om complexe informatie te vertalen naar heldere adviezen, verslagen en bestuurlijke documenten.

Ervaring binnen de Rijksoverheid of een andere politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.

Dit typeert jou

Je bent bestuurlijk en organisatorisch sensitief en hebt voldoende stevigheid om op niveau te adviseren. Je laat je niet snel uit het veld slaan wanneer belangen uiteenlopen of wanneer nog niet precies duidelijk is hoe iets moet worden ingericht.

Je kunt sturend en dienend zijn. Je houdt overzicht, maar hebt tegelijkertijd oog voor details en onderlinge verhoudingen. Je durft positie in te nemen wanneer dat nodig is, zonder de verantwoordelijkheid van de commissie of haar voorzitter over te nemen.

Daarnaast vind je het leuk om ergens aan te bouwen. Je hebt geen volledig uitgestippeld pad nodig om in beweging te komen: je kunt vanuit bestaande kaders samen met anderen tot een werkbare inrichting komen. En wanneer die inrichting eenmaal staat, haal je er net zo goed voldoening uit om ervoor te zorgen dat het proces zorgvuldig blijft draaien.

Flexibiliteit hoort bij deze rol

De inzet zal in de praktijk niet iedere week hetzelfde zijn. Rondom vergaderingen of belangrijke bestuurlijke momenten kan tijdelijk meer van je worden gevraagd, terwijl er in andere perioden minder werkzaamheden zijn.

Ook kunnen bijeenkomsten, passend bij het karakter van de Commissie van Advies, incidenteel buiten reguliere kantoortijden plaatsvinden. We zoeken daarom iemand die enige flexibiliteit kan bieden in de verdeling van de uren.

Je werkt deels op locatie bij SodM en kunt daarnaast hybride werken.

Wat bieden wij?

Je krijgt een bijzondere positie in een organisatie die aan de vooravond staat van een nieuwe bestuurlijke inrichting. Je krijgt de ruimte om mee te bouwen, je ervaring in te brengen en vanaf het begin bij te dragen aan een professioneel functionerende Commissie van Advies.

De functie is ingeschaald in schaal 12 en heeft een omvang van 16 tot 20 uur per week.

Is je interesse gewekt? Solliciteer dan nu via onderstaande button met je cv en onderbouw in je motivatiebrief waarom je op deze functie solliciteert en waarom SodM jou aanspreekt.

De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek. Het eerste gesprek zal plaatsvinden in de week van 19 of 26 oktober. De tweede gesprekken zullen vermoedelijk plaatsvinden in de week van 2 november.

Het inwinnen van referenties kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. De kandidaten die het meeste aansluiten op het opgestelde profiel nodigen wij uit voor een gesprek. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde opleiding(en) als werkervaringseisen. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.