Je maakt deel uit van het secretariaat van de Directie Regie Migratieketen (DRM) en verzorgt de secretariële en administratief ondersteunende taken ten behoeve van het management van de directie Regie Migratieketen (DRM). Ook ondersteun je jouw collega’s van de beleidsondersteuning bij hun werkzaamheden.

•  Je organiseert vergaderingen (verzending uitnodigingen, agendabeheer, reservering vergaderruimte, facilitaire voorzieningen e.d.), completeert vergaderstukken, notuleert bij overlegvormen, formuleert besluitenlijsten en bewaakt de voortgang en de afdoening van de gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Je zorgt dat de juiste (digitale) vergaderstukken beschikbaar zijn tijdens de diverse overleggen van de afdelingshoofden waarvoor je werkt (ibabs);
• Je treedt met betrekking tot de organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten op als aanspreekpunt voor genodigden ten aanzien van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
• Je verzamelt en bewerkt zo nodig aanvullende (algemene) informatie en controleert uitgaande post op taal- en grammaticafouten, (huis)stijl e.d.
• Je beheert de agenda van de afdelingshoofden waarvoor je werkt en verstrekt informatie aan in- en externe partijen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid, maakt afspraken en schat hierbij prioriteiten en urgentie in;
• Je bent, indien nodig, achtervang van je collega-afdelingssecretaresse en de directiesecretaresse van DRM.
• Ondersteuning bij taken op het gebied van de beleidsondersteuning, zoals bijvoorbeeld ICT-uitgifte en accountbeheer, rijksportaal, onboarding en digijust.

Functie-eisen:

• Je hebt een klantgerichte houding en bent flexibel
• Je bent een organisatietalent en je kunt goed improviseren
• Je kunt goed zelfstandig maar ook in teamverband werken
• Je werkt nauwgezet
• Je hebt gevoel voor de verhoudingen binnen een organisatie
• Je bent representatief en stressbestendig
• Je hebt degelijke kennis van Office 2010 en het is een pré als je ervaring hebt met het werken met Ibabs en Digijust
• Je beheerst de Nederlandse taal, in woord en geschrift.

I.v.m. de werkzaamheden op het secretariaat is aanwezigheid op kantoor van belang; flexibiliteit wordt hierin van jou verwacht. 

De selectiegesprekken vinden direct na sluiting plaats. 

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.