Ben jij een ervaren secretaresse die energie krijgt van organiseren, overzicht houden en collega’s écht verder helpen? Durf jij belangen af te wegen en knopen door te hakken zodat alles soepel verloopt? Dan zijn wij op zoek naar jou voor de functie van secretaresse bij ons team Secretariaat Beleid.

Stap naar voren als secretaresse bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Wat ga je doen?
In deze veelzijdige rol ondersteun je de teammanager, beleidsadviseurs en commissiesecretarissen. Jij bent het vaste aanspreekpunt dat ervoor zorgt dat vergaderingen en bijeenkomsten vlekkeloos worden georganiseerd en iedereen goed voorbereid aan tafel zit. Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

• plannen en organiseren van vergaderingen in een complexe, bestuurlijke omgeving en beheren van de drukke agenda van de teammanager;
• onderhouden van contacten met collega’s, leden en externe relaties (zoals de bestuurssecretariaten van wethouders en burgemeesters); je vangt telefoontjes op van onze leden en stakeholders;
• organiseren van en ondersteunen bij bijeenkomsten, helpen met de logistiek en desgewenst optreden als gastvrouw of gastheer;
• beheren van de gezamenlijke mailbox en verwerken van binnenkomende aanvragen;
• zelfstandig opstellen en versturen van e-mails ten behoeve van afspraken en bijeenkomsten;
• verzorgen van mailings, de organisatie van webinars en versturen van brieven;
• verzorgen van de stukkenstroom voor bestuurlijke overleggen via iBabs.

Kortom: jij bent de verbindende en betrouwbare spil die ervoor zorgt dat het beleidsteam soepel draait.

Waar maak je deel van uit?
Je wordt onderdeel van een hecht team van zeven secretariële professionals die samen de verschillende beleidsteams ondersteunen. Jullie helpen elkaar bij piekmomenten en vervangen elkaar bij afwezigheid. Ook werk je regelmatig samen met de collega’s van het directiesecretariaat. Er is sprake van een werkverdeling waarbij je voor een of meerdere teams verantwoordelijk bent. In deze functie ondersteun je het College voor Arbeidszaken, het team Arbeidszaken en de teammanager.

Het team Arbeidszaken bestaat uit 14 collega’s en staat aan de lat voor het afspreken van de (gemeentelijke) cao’s en de bijbehorende pensioenregelingen met de vakbonden. We volgen alle relevante actuele ontwikkelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen om te komen tot cao-afspraken die bijdragen aan voldoende en gekwalificeerd personeel voor gemeenten. Een greep uit de onderwerpen en projecten waar wij ons mee bezighouden: arbeidsomstandigheden, arbeidsmarkt (en -wetgeving), medezeggenschap, ziektekosten, functiewaardering en belonen, diversiteit en inclusie, integriteit, vitaliteit, duurzame inzetbaarheid en sociale zekerheid.

Wat bieden we jou?
Je krijgt een contract voor een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Jouw salaris bedraagt maximaal € 3.564,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (inschaling vindt plaats volgens cao rijk schaal 6). De inschaling is afhankelijk van opleiding en werkervaring met daarbij mogelijk plaatsing in een aanloopschaal. Je krijgt een individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,5% van jouw salaris en is opgebouwd uit het vakantiegeld van 8% en de eindejaarsuitkering van 8,5%. Je kunt zelf kiezen hoe je het IKB inzet. Bijvoorbeeld voor een fiets, sport of extra verlof. Je krijgt een volledige reiskostenvergoeding met NS Businesscard én een uitstekende pensioenopbouw bij ABP waarvan de werkgever 70% betaalt.

Je geeft zelf sturing aan je carrière. Wij ondersteunen jou daarin met de benodigde faciliteiten om te leren en jezelf te ontwikkelen. Je werkt hybride en krijgt de ruimte om zelf te bepalen hoe je je werkdag invult. Ben je op kantoor? Dan werk je in een mooie werkomgeving in een monumentaal pand; de Willemshof. Daarnaast kun je rekenen op goede lunchopties in ons bedrijfsrestaurant!

Wat neem je mee?
Je bent goed in staat om overzicht te houden en hebt het vermogen om snel te schakelen en effectief te prioriteren. Ook werk je nauwkeurig. Daarnaast leg je gemakkelijk contact, denk je vooruit en zoek je actief de samenwerking op. Zo bouw je ook met secretariaten extern een goede relatie op, wat je de gelegenheid biedt om samen snel te schakelen bij de organisatie van afspraken en overleggen. Je bent makkelijk benaderbaar, behulpzaam en denkt graag mee met collega’s. Verder ben je in staat om knelpunten te signaleren (bijvoorbeeld in agenda’s of administratieve processen) en beschik je over een goed probleemoplossend vermogen. Hierbij durf je ook zelfstandig knopen door te hakken. Tot slot herken jij je in het volgende:

• minimaal een afgeronde mbo-opleiding op administratief/secretarieel niveau;
• je bent handig met Office365, Microsoft Teams, SharePoint en bij voorkeur met iBabs;
• je hebt gevoel voor en interesse in bestuurlijke/politieke verhoudingen;
• je beschikt over een uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift.

Bij de VNG hechten we waarde aan het vergroten van diversiteit binnen de organisatie. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten onze denkkracht en handelingsperspectieven, zodat we optimaal aansluiten bij de behoeften van onze leden, de gemeenten. Ook als je jezelf niet 100% herkent in de gevraagde kenmerken van de functie, nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Jouw persoonlijke ervaringen en/of levensverhaal kunnen behulpzaam zijn om buiten de kaders te denken.

Waar kom je te werken
Bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werken we vanuit de omkeringsgedachte. Voor ons zijn gemeenten de eerste overheid, omdat zij het dichtst bij de inwoner staan. Daarom helpen we gemeenten een stap naar voren te zetten, zodat ze hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Omdat we 342 gemeenten ondersteunen en zij ook onze agenda bepalen, maken we landelijk het verschil.

Stap naar voren: solliciteer direct
Ben jij de initiatiefrijke secretaresse die we zoeken? Solliciteer vóór 24 november 2025.
De gesprekken plannen we bij voorkeur op maandagochtend 1 december of donderdagmiddag 4 december.

Voor meer informatie over de functie kun je terecht bij Janine Jongepier, teamleider Arbeidszaken: 06-28361419.

Voor meer informatie over het sollicitatieproces of over het werken bij de VNG kun je contact opnemen met Sandra Nolen, team recruitment: 06-38596609 of [email protected].

De VNG zoekt zelf haar kandidaten, aanbiedingen van derden worden niet op prijs gesteld.