Secretaresse Bedrijfsvoering

Provincie Utrecht

  • Stand­plaats Utrecht
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 40
  • Maand­salaris - €3.439
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Vacaturenummer 20234864
  • Plaatsingsdatum 8 juli 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De provincie Utrecht is op zoek naar een

Secretaresse Bedrijfsvoering
36 - 40 uur | Schaal 7 | Bepaalde tijd met intentie tot vast

Wat ga je doen?
Ben jij graag het centraal aanspreekpunt dat ervoor zorgt dat het domeinsecretariaat soepel draait? In verband met het vertrek van een van onze collega’s én uitbreiding van ons team, zijn we op zoek naar meerdere collega’s!

Bij de provincie Utrecht zijn we altijd bezig met belangrijke en actuele maatschappelijke vraagstukken. Door de balans te zoeken tussen groei en groen, vergroten we de aantrekkelijkheid van onze provincie. En zorgen we voor een gezonde en duurzame leefomgeving. We willen dat iedereen hier fantastisch woont, werkt en leeft. Jouw rol is daar belangrijk bij, want met jouw kennis en ervaring op secretarieel gebied draag jij bij aan een goed functionerende provincie die al deze vraagstukken kan aanpakken.

Wat ga je doen?
Jij maakt het leven van de teamleiders en domeinmanagers elke dag een beetje makkelijker, waardoor zij zich kunnen richten op hun primaire taken. Je gaat aan de slag binnen het secretariaat van de domeinen bedrijfsvoering (BDV), bestuur- en directieondersteuning (BDO) en de eenheid concern ontrol (CCO).

Jij zorgt voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning en kijkt wat de teamleiders en domeinmanagers nodig hebben.

Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders geef jij je werkzaamheden vorm. Je neemt hierin graag ook het initiatief. Je bent het aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

  • Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken.
  • Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning.
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld).
  • Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt.
  • Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten.
  • Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post.
  • Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.
  • Indien nodig vervang je jouw collega’s bij een van de andere secretariaten.

De provincie werkt hybride, waarbij het werk deels op kantoor en deels thuis of elders zal plaatsvinden volgens het principe van tijd- en plaats bewust werken. Je stemt je kantoordagen met je collega’s binnen het secretariaat af.

Je bezit een grote mate van zelfstandigheid. Jij bent klantvriendelijk, betrouwbaar en representatief. Je voelt je verantwoordelijkheid voor het functioneren van het secretariaat en pakt eigenaarschap. Als er knelpunten dreigen te ontstaan, voel je aan welke belangen er spelen en weet je wie je waarvoor moet hebben. Jij houdt altijd overzicht, bent geordend en beleeft er plezier aan om dingen te regelen.

Je denkt mee met het werkproces en de praktische toepassing hiervan. Je kunt goed inschatten wat prioriteit heeft en je kunt snel schakelen. Je bent stressbestendig en kunt omgaan met wisselende werkdruk. Jij deelt je werk efficiënt in en hebt een groot probleemoplossend vermogen: als je iets signaleert dan neem je het initiatief om samen tot een oplossing te komen. Ook belangrijk: je kan goed samenwerken in een team en zorgt voor verbinding.

Verder neem je mee:

  • Een afgeronde secretariële opleiding;
  • Aantoonbare werkervaring als secretaresse;
  • Daarnaast spreek en schrijf je goed Nederlands,
  • Kennis en ervaring met MS-Office applicaties;
  • Een beschikbaarheid van minimaal 4 dagen, waaronder de woensdag en vrijdag.

Voldoe je niet exact aan alle bovengenoemde punten, maar denk jij dat je een geschikte kandidaat bent? Solliciteer dan ook en overtuig ons in jouw motivatiebrief!

Gelukkig levert je werk veel op. Voor anderen én jezelf.

Wat bieden wij?
Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder.

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken.

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.

Naast uitdagend werk en leuke collega’s bieden we jou:

  • een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 32 tot 40 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
  • een salaris van maximaal € 3.439,83 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur p.w. (schaalniveau 7);
  • een Individuele Keuze Budget van 22,37% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd;
  • 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met max. 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband;
  • een goede pensioenopbouw;
  • een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,- per vijf jaar;
  • de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de UtrechtAcademie.

Contactinformatie
Misschien wil je eerst nog wat meer weten? Geen probleem, voor extra informatie over deze functie kun je contact opnemen met Alfred Dennebos, teamleider TOS, telefoon 06-21124670.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Else Groenendijk, adviseur werving & selectie, telefoon 06-18587956 of mail [email protected].

Solliciteren
Ben je geïnteresseerd? Wacht dan niet met reageren, we gaan graag al eerder in gesprek.

Maar reageer uiterlijk 13 juli 2023 voor interne kandidaten en uiterlijk 14 augustus voor externe kandidaten via onze sollicitatiepagina.

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Wie zijn wij?
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen we niet op prijs.

  • Salaris­omschrijving

    Schaal 7

  • Maand­salaris Min € Max. €3.439 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 40

Provincie Utrecht

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Alfred Dennebos

0621124670

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Else Groenendijk

0618587956

Solliciteren?

Provincie Utrecht nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Coördinator cluster oppervlaktewater en waterveiligheid

Provincie Utrecht
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 32-40
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Service medewerker frontoffice

Provincie Utrecht
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 24
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Projectmanager

Provincie Gelderland
  • Stand­plaats Arnhem
  • Uren per week 36
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)