De provincie Utrecht is op zoek naar een
Secretaresse Bedrijfsvoering
36 - 40 uur | Schaal 7 | Bepaalde tijd met intentie tot vast
Wat ga je doen?
Ben jij graag het centraal aanspreekpunt dat ervoor zorgt dat het domeinsecretariaat soepel draait? In verband met het vertrek van een van onze collega’s én uitbreiding van ons team, zijn we op zoek naar meerdere collega’s!
Bij de provincie Utrecht zijn we altijd bezig met belangrijke en actuele maatschappelijke vraagstukken. Door de balans te zoeken tussen groei en groen, vergroten we de aantrekkelijkheid van onze provincie. En zorgen we voor een gezonde en duurzame leefomgeving. We willen dat iedereen hier fantastisch woont, werkt en leeft. Jouw rol is daar belangrijk bij, want met jouw kennis en ervaring op secretarieel gebied draag jij bij aan een goed functionerende provincie die al deze vraagstukken kan aanpakken.
Wat ga je doen?
Jij maakt het leven van de teamleiders en domeinmanagers elke dag een beetje makkelijker, waardoor zij zich kunnen richten op hun primaire taken. Je gaat aan de slag binnen het secretariaat van de domeinen bedrijfsvoering (BDV), bestuur- en directieondersteuning (BDO) en de eenheid concern ontrol (CCO).
Jij zorgt voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning en kijkt wat de teamleiders en domeinmanagers nodig hebben.
Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders geef jij je werkzaamheden vorm. Je neemt hierin graag ook het initiatief. Je bent het aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie.
Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:
- Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken.
- Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning.
- Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld).
- Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt.
- Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten.
- Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post.
- Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.
- Indien nodig vervang je jouw collega’s bij een van de andere secretariaten.
De provincie werkt hybride, waarbij het werk deels op kantoor en deels thuis of elders zal plaatsvinden volgens het principe van tijd- en plaats bewust werken. Je stemt je kantoordagen met je collega’s binnen het secretariaat af.