Krijg je energie van een dynamische omgeving, werk je graag samen vanuit een hecht team en heb je klantgerichtheid hoog in het vaandel staan? We zoeken een management assistent die raad weet met complexe en steeds wijzigende agenda’s, die prioriteiten kan stellen, die open staat voor toekomstige nieuwe werkwijzen en goed vooruit (mee)denkt en niet bang is om beslissingen te nemen. Herken jij jezelf in dit plaatje? Dan ben jij de proactieve management assistent die wij zoeken!

Het team Kabinet zoekt een secretaresse. Het accent van deze functie ligt op de secretariële en administratieve ondersteuning bij complexere, meer uitgebreide ondersteuningstaken op het secretariaat. Je beantwoordt uiteenlopende vragen en verzoeken rekening houdend met de gestelde prioriteiten. Dit doe je door het belang en de urgentie van het werk in te schatten, de voorgang te bewaken, knelpunten te signaleren en te rappelleren op de voortgang.

Jouw taken

• Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning aan de eenheid Bestuursondersteuning en de CIO;
• Je verricht administratieve taken t.b.v. het inkoopproces, personeelsbeheer (in- en uitdiensttredingen, ziek- en herstelmeldingen, afhandelen stageverzoeken, e.d.) en verricht op verzoek voorkomende taken zoals projectondersteuning;
• Je notuleert, verzorgt correspondentie, werkt brieven uit en beheert belangrijke stukkenstromen, bv. voor juridische zaken;
• Je organiseert mede bezoeken van en ontvangt en begeleidt bezoekers;
• Bij tijdelijke afwezigheid van het secretariaat voor de directie neem je waar voor je collega’s.

• Je hebt een afgeronde managementassistent/secretaresse opleiding (MBO) of vergelijkbaar;
• Je hebt ruime ervaring met secretariële werkzaamheden;
• Je hebt goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je hebt ervaring met en goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en je kan vlot en gedegen om gaan met agenda’s en eventueel met mailboxen van meerdere (vaak drukbezette) personen.
• Het kunnen werken op woensdag en vrijdag is een pré.

Competenties

• Communicatief
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit

Wat vinden wij nog meer belangrijk

• Je bent klantgericht en kan hierin goed prioriteren.
• Je bent in staat je werk zo te plannen en te organiseren dat je collega’s op het secretariaat dit op ieder moment over kunnen nemen.
• Je hebt een gezonde dosis organisatiesensitiviteit en bent collegiaal, integer, flexibel, proactief en stressbestendig.

Solliciteren kan door je cv en motivatie als bijlage in Word of Pdf-bestand per e-mail en onder vermelding van het vacaturenummer te sturen aan [email protected]. We nodigen je graag uit om in je motivatiebrief ook iets over jezelf te vertellen.

• Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het NFI van groot belang. Om die reden vragen wij aan nieuwe medewerkers om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Ook een geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van het sollicitatieproces.
• Wanneer je als Rijksambtenaar een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van je beschikking mee.
• Het opvragen van referenties en het inzetten van online screening kan onderdeel uitmaken van het selectieproces.
• Voor medewerkers binnen de Staat der Nederlanden Overheid behoort een detacheringsovereenkomst tot de mogelijkheden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.