Als projectsecretaris heb jij een veelzijdige en verantwoordelijke functie waarbij geen dag hetzelfde is. Zo ga jij je o.a. bezighouden met het opstellen en beheren van plannen, verzorg je de administratie, stel je planningen op en bewaak je deze. Ook verzamel en analyseer je zelfstandig relevante informatie waarover je de projectleider adviseert. Bovendien ga je rapportages opstellen die gericht zijn op de voortgang en coördinatie van het project.
Een ander belangrijk element van deze functie is relatiebeheer en communicatie tussen het project en de organisatie. Je bent eerste aanspreekpunt voor vragen en beheert de mailbox en intranetpagina’s. Daarnaast zorg je ervoor dat belanghebbenden goed geïnformeerd zijn middels nieuwsbrieven, presentaties en artikelen. Ook organiseer je (thema)bijeenkomsten en werkbezoeken en bereid je deze inhoudelijk voor.
Naast deze werkzaamheden ben jij verantwoordelijk voor:
• Het inplannen, voorbereiden, notuleren van overleggen en bewaken actiepunten;
• De informatievoorziening over besluiten, overleggen en overig (o.a. OR en DT);
• Het faciliteren van inkoopprocessen.