Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Wat ga je doen?

De projectondersteuner draagt zorg voor de organisatie van projectvergaderingen, het beheer van documentatie en de voorgangsbewaking van administratieve processen en draagt bij aan de doorvoering van verbeteringen in het documentbeheer.

Jij verricht administratieve werkzaamheden en geeft ondersteuning bij de projecten van de secties, teneinde de voortgang en documentatie van AMS-projecten te waarborgen, waaronder:

•    het organiseren van AMS-projectvergaderingen door het plannen van data, boeken van vergaderruimtes en versturen van uitnodigingen.
•    bijdragen aan projectgerelateerde risicomanagementsessies door het voorbereiden van risico-overzichten en verslaglegging van acties.
•    het ondersteunen bij het tijdig opstellen van projectrapportages, zoals de maandmonitor, door gegevens te verzamelen en te verwerken in standaard formats.
•    het beheer van projectdocumenten, zoals het archiveren van inkomende en uitgaande documenten en bewaken van uitstaande documenten, inclusief gerubriceerde documenten conform DBB.
•    het registreren van documenten in X-Post en aanvragen van ABDO (Autorisatie Besluit Defensie Opdrachten) voor projectgerelateerde inkoop.
•    het verkrijgen en gebruiken van cryptosoftware voor het veilig delen van gerubriceerde informatie, zoals projectplannen of testrapporten.
•    het opstellen van behoeftegoedkeuringsformulieren (BGF’s), inclusief toepassing BTW vaststellen en in scope houden van de begroting, voor projectfinanciering.
•    het bewaken van de voortgang van het behoeftestellingsproces door deadlines en statussen te monitoren.
•    het bijhouden van facturatie door facturen te controleren en te registreren in SAP.

Tevens verricht je en ondersteun je bij generieke administratieve werkzaamheden van de secties, waaronder:

•    het organiseren van bureau- en sectievergaderingen door data af te stemmen, vergaderlocaties te regelen, uitnodigingen te versturen en aanwezigheid te beheren.
•    het notuleren en vastleggen van actiepunten bij vergaderingen.
•    het aanmelden van bezoekers in Defensiesystemen en coördineren van toegangsprocedures.
•    het aanvragen van security clearance voor projectmedewerkers of externe partners conform DBB.
•    het assisteren bij het aanvragen van dienstreizen, zoals het invullen van reisaanvragen en boeken van accommodaties.
•    het aanvragen van Requests for Visit voor internationale samenwerkingspartners, zoals NAVO-leden.
•    ondersteunen bij en facilitairen van werkgerelateerde middelen.
•    ondersteunen bij het tijdig invullen van rapportages, zoals voortgangsrapportages, door gegevens te verzamelen.
•    invoeren van orders in SAP ten behoeve van projecten.
•    het scannen, kopiëren en distribueren van documenten, zoals projectplannen of vergadernotulen, naar relevante stakeholders.
•    beheren van kluizen voor het veilig opslaan van gerubriceerde documenten.

Je komt te werken op de Kromhoutkazerne in Utrecht, binnen het Commando Materieel & IT (COMMIT) bij de Afdeling Maritieme Systemen. 
Wij zijn het eigen ingenieursbureau van de marine en ontwerpen, testen en certificeren alle technische systemen die op schepen en onderzeeboten worden ingezet. Wij zorgen ervoor dat radar , communicatiesensoren, navigatiesoftware en machine besturingssystemen betrouwbaar, veilig en eenvoudig te onderhouden zijn, en we begeleiden de installatie en het onderhoud ervan.
Wij plannen en coördineren upgrades, bewaken de levensduur en kosten efficiëntie van de maritieme technologieën, zodat onze vloot te allen tijde operationeel en toekomstbestendig blijft.

Wat vragen we?

Je hebt een afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van Secretarieel Management, Administratieve Dienstverlening of Maritieme Officiersopleiding. Aangevuld met 2 tot 4 jaar werkervaring in een projectondersteunende rol binnen een complexe, technisch‑georiënteerde omgeving; bekend met SAP, X‑Post, en document‑beheer (archivering, DBB‑richtlijnen).
Je bent in het bezit van de Nederlandse nationaliteit.

•    Kennis van administratieve processen en projectmanagement binnen Defensie, zoals het Defensie Materieelkeuze Proces en inkoopprocedures (ABDO, BGF).
•    Basiskennis van maritieme systemen, zoals signatuurmanagement en radar- of communicatiesystemen, om projectdocumentatie te begrijpen.
•    Vaardigheid in het gebruik van Defensiesystemen, zoals SAP en X-Post.
•    Kennis van cryptosoftware en procedures voor het veilig delen van gerubriceerde informatie.
•    Analytische vaardigheden voor het controleren van documentatie, facturatie en procesafwijkingen.
•    Organisatorische vaardigheden voor het coördineren van vergaderingen, dienstreizen en logistieke afspraken.
•    Communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, voor het opstellen van rapportages en beheren van correspondentie.
•    Samenwerkingsvaardigheden voor afstemming met projectteams en externe partners.
•    Kennis van Defensierichtlijnen voor documentbeheer, beveiliging (DBB) en archivering.
•    Vaardigheid in het gebruik van standaard kantoorsoftware, zoals Microsoft Office, voor documentbeheer en rapportages.

Competenties-(kwalificaties):

Samenwerken – effectief afstemmen met interne secties, OST, projectleiders, IT‑teams en externe partners.
Plannen en organiseren – vergaderingen, rapportages en logistieke afspraken tijdig en gestructureerd realiseren.
Nauwkeurigheid – zorgvuldige verwerking van beveiligde, gerubriceerde documenten en facturatie.
Communicatief vaardig – helder schriftelijk en mondeling communiceren, notuleren en rapporten opstellen.
Resultaatgericht – voortgang bewaken, deadlines monitoren en tijdig bijsturen.
Flexibiliteit – inspelen op wisselende projectprioriteiten en internationale samenwerking.
Analytisch vermogen – controle van documentatie, facturatie en procesafwijkingen.
Initiatief nemen – verbeterpunten in documentbeheer en administratieve processen signaleren en implementeren.

Naast wat jij meebrengt biedt Defensie mogelijkheden om jezelf verder ontwikkelen in je vakgebied en als persoon.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).