Het Nationaal Programma Leefbaarheid en Veiligheid zoekt een ervaren secretaris ter ondersteuning van de programmaleiding (programmamanager en plaatsvervangend manager) in de nieuwe versterkte en uitgebreide organisatie van het programmateam NPLV.

Je vervult een brede adviserende en regisserende rol en bent een stevige sparringpartner voor de programmaleiding. Je creëert overzicht, zorgt voor structuur en bewaakt afspraken. Je adviseert gevraagd en ongevraagd over bedrijfsvoering -capaciteit en budgetten-, informatiehuishouding en juridische vraagstukken, organisatieontwikkeling en interne processen. Je vertaalt ontwikkelingen en knelpunten naar heldere adviezen en concrete vervolgstappen en bewaakt daarbij de voortgang. Je betrekt waar nodig de juiste expertise.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor bedrijfsvoering/staf-zaken. Je houdt overzicht over wat er binnen en buiten het programma speelt en zorgt dat de programmaleiding over de juiste informatie beschikt om goed onderbouwde keuzes te maken. Je kijkt vooruit en bent verantwoordelijk voor de overall (in- en externe) programmakalender met strategische, bestuurlijke en organisatorische mijlpalen, bijeenkomsten en relevante tafels. Je bereidt overleggen en besluitvorming inhoudelijk en procesmatig voor, voert regie op acties en bewaakt de voortgang.

De financiële omvang van het programmageld is sinds de laatste kabinetsformatie aanzienlijk toegenomen. Dit vraagt om een goed gevoel voor, zicht en sturing op financiële en organisatorische vraagstukken en ervaring en/of affiniteit met juridische zaken ivm verschillende (financiële) regelingen binnen het programma.

De programmamanager opereert veel buiten de organisatie; in de verschillende gebieden en andere departementen. De plaatsvervangend manager richt zich onder meer op interne processen, samenwerking en teamontwikkeling, het nieuwe managementteam, personeel en financiën.

Jij zorgt voor samenhang tussen deze verschillende onderdelen en verbindt de programmaleiding met de teams, de teams onderling en zorgt voor de verbinding met relevante onderdelen van het departement zoals HRM, control/FEZ, en CZW. Daarnaast heb je een verbindende/regisserende en ondersteunende rol richting de teamsecretarissen binnen het NPLV.

De functie biedt daarnaast de mogelijkheid om een verbindende en coördinerende rol te spelen bij parlementaire zaken als de Algemene Politieke Beschouwingen, de begrotingsbehandeling, debatten of commissievergaderingen. Je kent de agenda van de Tweede en Eerste Kamer en signaleert tijdig wat dit betekent voor het programma en zorgt dat de voorbereiding wordt gestart en afgerond.

In deze functie werk je primair voor het management, maar dat doe je in nauwe samenwerking met de collega’s die werken aan politiek-bestuurlijke advisering, monitoring, (strategische) communicatie en de teamsecretarissen van de vier programmateams. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig invulling te geven aan je rol en bij te dragen aan de doorontwikkeling van het NPLV.

Je bent een energieke, goed georganiseerde en proactieve adviseur/secretaris die zich gemakkelijk beweegt in een dynamische, naar buiten gericht programma. Je bent je bewust van de formele én informele verhoudingen, en weet verschillende belangen en perspectieven goed te verbinden.

Je creëert overzicht, brengt structuur aan, stuurt actief op besluitvorming, afspraken en voortgang, je kijkt en plant vooruit en neemt zo nodig initiatief om de organisatie verder te professionaliseren, zowel in- als extern. Je bent servicegericht en een stevige gesprekspartner met affiniteit met financiële en juridische vraagstukken. Daarbij werk je graag samen, ben je collegiaal, flexibel en breng je de nodige humor en relativeringsvermogen mee.

Gevraagde kwaliteiten:

• Je beschikt over WO werk- en denkniveau en meerdere jaren relevante ervaring met het adviseren van directie, management of programmaleiding binnen een complexe organisatie.
• Je bent analytisch sterk: je doorgrondt complexe vraagstukken snel en vertaalt deze naar heldere adviezen, concrete acties en besluitvorming. Je hebt ervaring met financiële en juridische vraagstukken.
• Je bent pro-actief, organisatorisch sterk en resultaatgericht: je brengt structuur aan, stelt prioriteiten en houdt overzicht. Je werkt planmatig, creëert overzicht en stelt prioriteiten, ook bij hoge werkdruk en veranderende omstandigheden.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Je hebt ervaring met het opstellen van notities, nota’s en adviezen. Je hebt ervaring met programma’s als Excel.
• Je bent verbindend en organisatiesensitief: je beweegt gemakkelijk tussen verschillende belangen, niveaus en perspectieven en weet een relevant netwerk effectief in te zetten.
• Je bent daadkrachtig en flexibel: je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en ontwikkelingen, en weet mensen en partijen in beweging te krijgen en resultaten te realiseren.