Je ondersteunt de Strategisch Bestuursadviseur Regiegroep en de voorzitter van de regiegroep bij de voorbereiding, organisatie en opvolging van overleggen en verslaglegging van vergaderingen. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, en betrokkenen beschikken over de juiste informatie.

Je zet vergaderschema’s op en plant vergaderingen in nauwe afstemming met managementondersteuners van de regiegroepleden, organiseert locaties en eventuele inkoopprocessen, bereidt in samenwerking met de Strategisch Bestuursadviseur agenda’s en stukkenstromen voor en draagt zorg voor een goede verslaglegging van vergaderingen. Je ondersteunt de Strategisch Bestuursadviseur met het opstellen en bijhouden van planningen en overzichten. Daarnaast houd je actielijsten en besluitenlijsten bij, breng en houd je de archivering op orde, ondersteun je bij het bewaken van overzicht en van de voortgang van afspraken en signaleer je tijdig wanneer acties dreigen te stagneren.

Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor de planning, informatievoorziening en procesmatige ondersteuning van de regiegroep. Je houdt daarbij contact met de andere processecretarissen van regiegroepen, managementondersteuners van de voorzitter en andere regiegroepleden en andere relevante interne collega’s. In samenwerking met de Strategisch Bestuursadviseur bereid je documenten voor besluitvorming, rapportages en monitoring voor. Je beheert documenten en informatie binnen de daarvoor bestemde systemen, waaronder iBabs, en zorgt ervoor dat stukken goed vindbaar, toegankelijk en actueel zijn. Ook ondersteun je bij de communicatie en informatievoorziening via de beschikbare kanalen binnen de Rechtspraak.

Daarnaast organiseer je bijeenkomsten, themasessies en andere activiteiten die bijdragen aan het functioneren van de regiegroep. Dankzij jouw proactieve houding, gevoel voor planning en oog voor detail is de praktische basis van de regiegroep op orde, informatie makkelijk beschikbaar, verlopen processen soepel en blijven afspraken niet liggen.

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring met procesondersteuning, projectondersteuning of secretariswerkzaamheden in een complexe organisatie;
• Ervaring met het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en besluitvormingsprocessen;
• Goede schriftelijke vaardigheden en ervaring met verslaglegging;
• Een proactieve, nauwkeurige, praktische en dienstverlenende werkhouding;
• Goede plannings- en organisatievaardigheden;
• Ervaring met Microsoft 365, PowerPoint en Excel en bij voorkeur met iBabs;
• Samenwerken én het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen, overzicht te houden en voortgang te bewaken;
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om te schakelen tussen verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Omgevingsbewust en bestuurlijke sensitiviteit en gevoel voor verhoudingen binnen een complexe organisatie waarbij je flexibel om kan gaan met wat je tegenkomt.

Wil jij inhoudelijke afwisseling, veel verantwoordelijkheid en een rol spelen in het versterken van de rechtsstaat? De sollicitatieprocedure bij de Rechtspraak loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk over jou te weten komen, maar laten we je ook kennismaken met ons.

1. Sollicitatie en selectie
Solliciteren is mogelijk tot en met zondag 23 augustus. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.

2. Sollicitatiegesprekken
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 27 augustus bij de Raad voor de rechtspraak aan de Kneuterdijk 1 in Den Haag.

Meer informatie over de functie en/of over jouw sollicitatie?
Bel, mail of stuur een WhatsApp naar:
Gaby Mulder, HR Adviseur/Recruiter
[email protected]
06 29 42 89 82

Meer informatie over de functie?
Bel, mail of stuur een WhatsApp naar:
Sander Gellaerts, Plaatsvervangend afdelingshoofd Strategie
[email protected]
06 21 41 16 60