Zorg jij ervoor dat onze militairen en burgermedewerkers op de juiste plek aankomen - waar ook ter wereld?
Defensie is volop in beweging om vrede en veiligheid te bewerkstelligen en te beschermen wat ons dierbaar is. Het verlangt ook dat onze medewerkers naar het buitenland moeten. Dat kan zijn voor missies, oefeningen, opleidingen en conferenties.
Daar kom jij in beeld. Als planner van het Defensie Reisbureau (Travel Agency) regel je het benodigde wereldwijde vervoer. Van het boeken van vluchten en hotels tot het afstemmen van complexe reisplannen - jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. Met jouw professionaliteit en inventiviteit weet je altijd een oplossing te vinden. Zoek jij een omgeving waarin bestrouwbaarheid, nauwkeurigheid en samenwerking centraal staan? dan is deze functie echt iets voor jou.

Waar ga je aan de slag?
Je komt te werken bij het National Movement Coordination Centre (NMCC) van de Defensie Verkeers- en Vervoersorganisatie (DVVO). Het NMCC ondersteunt nationale en internationale militaire verplaatsingen en bestaat uit gespecialiseerde cellen. Eén daarvan is de Air Transport Cell, waarin het Travel Agency is ondergebracht.
Binnen deze dynamische werkomgeving organiseer je met militairen en burgers complexe dienstreizen voor alle Defensieonderdelen. Dit betreft commerciële vervoersoplossingen met o.a. vliegtickets, treinreizen, ferryvervoer, autohuur en hotelovernachtingen.

Wat ga je doen?
Een unieke kans in een bijzondere organisatie. Een functie die je niet snel buiten Defensie tegenkomt. Je kunt hier echt het verschil maken.
- Plannen, beoordelen en uitvoeren van buitenlandse dienstreizen via commerciële aanbieders
- Toetsen van aanvragen op doelmatigheid, rechtmatigheid en regelgeving
- Afstemmen met Travel Management Companies en externe leveranciers
- Adviseren over efficiënte en kosteneffectieve reisopties
- Verwerken van reisbescheiden zoals vliegtickets, visumaanvragen, hotelboekingen en autohuur
- Bewaken van de voortgang en verwerken van wijzigingen
- Signaleren van ontwikkelingen binnen business travel
- Deelname aan 24/7 bereikbaarheidsdienst. Dit zal ongveer één keer per maand zijn.

Hoe ziet een werkdag eruit?
Je begint met het afstemmen van de laatste aanvragen, waarbij er afstemming is tussen collega's en andere afdelingen om alle details scherp te hebben. Gedurende de dag sta je militairen en planners telefonisch te woord, denk je mee over de beste reisopties en verwerk je boekingen. Je schakelt snel tussen administratieve taken, overlegmomenten en onverwachte verzoeken die om een directe oplossing vragen.
Samen zorgen we ervoor dat onze militairen op tijd en goed voorbereid op missie, oefening of dienstreis kunnen.

Wat neem je mee?
- Je hebt MBO-4 werk- en denkniveau
- Je beheerst het Engels goed (minimaal SLP2)
- Je hebt aantoonbare ervaring met dienstverlening, reisplanning en klantgericht werken
- Je bent bereid om buiten kantoortijden te werken indien nodig
- Je het bij voorkeur al werkervaring bij Defensie of hebt al kennis van Defensie
- Je bent 5 dagen per week inzetbaar vanaf werklocatie Huis Ter Huide bij Utrecht. Na inwerkperiode mogelijkheid tot 1 dag thuiswerken
- Je werkt in shifts tussen 07:00 - 18:00 uur

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.