Als onderdeel van het secretariaat van de Commandant der Strijdkrachten voer je secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden uit. Je:

- (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten; 
- (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken; 
- coördineert complexe informatiestromen; 
- fungeert als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving; 
- maakt een inschatting van het politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren; 
- verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen; 
- draagt incidenteel zorg voor de verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing  administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard; 
- organiseert in de breedste zin van het woord (representatieve) evenementen ten behoeve van de (P)CDS;
- het ontvangst en te woord staan van bezoekers; 
- het aanleggen en bijhouden van (gerubriceerde) werkdossiers; 
- zorgt voor de samenstelling van (management)overzichten.

HBO werk- en denkniveau;
- Secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers).

Ervaring
Relevante werkervaring. Ruime interdepartementale ervaring als directiesecretaresse is een pre.

Functiegerichte opleidingen
- Beheersing van de Windows gestuurde MS Outlook en Teams en MS Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint; 
- Beheersing van iBabs en de standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement; 
- Ruime kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringprocedures; 
- Ruime kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden; 
- Ruime kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt; 
- Ruime kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier); 
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. 

Competenties
Klantgericht; 
Plannen en organiseren;
Organisatiegericht;
Samenwerken; 
Integer;
Leervermogen;
Flexibel. 

Defensiestaf kwaliteiten, vaardigheden & ervaring
- Opleiding management assistent/secretaresse;
- Ruime ervaring op directieniveau;
- Engels conform STANAG 6001 niv 3/3/3/3 of een gelijkwaardig niveau.

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.