Het Kabinet Minister-President (KMP) is op zoek naar een enthousiaste en ervaren ondersteuner protocol ter ondersteuning van de twee adviseurs protocol van het cluster buitenland. De werkzaamheden zijn gevarieerd. Je bent actief betrokken bij de voorbereidingen, maar ook aanwezig tijdens de ontvangsten van internationale gasten van de minister-president. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een gedeelte van de administratieve afhandeling. Je onderhoudt het contact met externe leveranciers, zoals bijvoorbeeld de cateraar, bloemist en het tolkenbureau. Je verzorgt de naambordjes en de menukaarten en zorgt dat de juiste vlaggen op de juiste plek staan. Tijdens de ontvangsten assisteer je op locatie, bijvoorbeeld tijdens een lunch of diner op het Catshuis. Je checkt of de locatie op orde is en vangt de meereizende delegaties op. 
Daarnaast help je met de voorbereidingen van internationale reizen van de minister-president en zijn delegatie. Ook ben je verantwoordelijk voor de verwerking van binnenkomende internationale uitnodigingen en de registratie van relatiegeschenken. Tot slot fungeer je als achtervang voor de twee management-ondersteuners van het cluster buitenland.

Je komt te werken in een bijzondere en dynamische werkomgeving dichtbij de politieke actualiteit. Wat om je heen gebeurt, is vaak het nieuws van de dag. Je bent goed op de hoogte van wat er politiek speelt, zodat je goed kunt inschatten welke werkzaamheden te verwachten zijn. Je pakt deze zelfstandig en proactief op. KMP heeft te maken met een fluctuerend werkaanbod, wat in grote mate afhankelijk is van de actualiteit. Dit vraagt een grote mate van flexibiliteit van de medewerkers. Het komt met enige regelmaat voor dat je buiten kantoortijden werkt, bijvoorbeeld omdat een ontvangst ‘s-avonds plaatsvindt. 

Je beschikt over ruime, relevante werkervaring waaronder het organiseren van evenementen. Je schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend en van de Engelse taal goed. Je kunt goed uit de voeten met de meeste MS-office programma’s (zoals Outlook, Word en Excel).

Wij zoeken een collega op HBO-werkniveau die stressbestendig, accuraat en proactief is en beschikt over praktisch inzicht, sociale en communicatieve vaardigheden. Je bent discreet, nauwkeurig, zelfstandig, goed in samenwerken, plannen en organiseren. Je kunt hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden en je bent in staat overzicht te behouden en rust te bewaren. Ook onder druk blijf je zorgvuldig handelen. Je bent flexibel en hebt geen 9-tot-5-mentaliteit. 

• De functie is aangewezen als vertrouwensfunctie. Een veiligheidsonderzoek niveau A door de AIVD is onderdeel van de selectieprocedure.
• Het ministerie van Algemene Zaken gaat zorgvuldig om met verstrekte gegevens. Solliciteren is instemmen met gegevensverwerking en bewaren t.b.v. de sollicitatieprocedure. Na afronding van de selectieprocedure worden jouw gegevens binnen 6 weken vernietigd.
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is een vereiste. Wij verzoeken je daarom vriendelijk om uitsluitend in het Nederlands te solliciteren. Engelstalige sollicitatie nemen wij niet in behandeling. 
• Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Download de vacaturetekst zodat je dit later kan raadplegen.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.