De officemanager is verantwoordelijk voor het effectief ondersteunen van de projectdirectie en het waarborgen van een soepele uitvoering van administratieve en organisatorische taken. Als deel van de projectdirectie speelt de officemanager een essentiële rol in het coördineren van diverse processen en informatiestromen.
De taken zijn:
• Je coördineert het secretarieel en administratief beheer, waarbij de functionaris prioriteiten stelt en ervoor zorgt dat alles efficiënt wordt afgehandeld.
• Je handelt diverse vragen, verzoeken en gesprekken af, met oog voor de aard en inhoud ervan.
• Je coördineert complexe informatiestromen en fungeert als buffer tussen de interne organisatie en externe partijen.
• Je schat het belang en de urgentie in van verschillende zaken, legt verbanden en weegt consequenties af, en je bewaakt de voortgang en tijdige afhandeling van taken. Je signaleert en herinnert aan lopende zaken. Je stelt overzichten samen, inclusief de managementrapportages.
• Je zorgt voor verslaglegging, notuleren en het opstellen en redigeren van stukken en correspondentie op basis van globale aanwijzingen. Je redigeert instellingsbeschikkingen en je stelt Terms of Reference, informatie- en interviewprotocollen op.
• Je regelt de PIOFACH-voorzieningen voor de projectdirectie, en regelt het coördineren van screeningaanvragen voor onderzoekers of commissieleden.