Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust.
Daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid. Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.
Waar je als officemanager zoal mee bezig bent:
• Complex agendabeheer voor de directie, inclusief het boeken van ruimtes, gasten aanmelden en ontvangen, eventueel catering verzorgen. Hierbij houd je rekening met de geldende prioriteiten, overlegdruk en rustmomenten voor de agenda;
• Zorgen dat stukken op het juiste moment beschikbaar zijn en klaar staan voor de afspraken van de directie. Hiervoor leg je contact met collega's, bewaak je deadlines en zorg je dat stukken afgestemd zijn met de juiste spelers binnen het programma;
• Aanvragen van functionele mailboxen voor de collega's en autorisatiebeheer daarvan;
• Bijhouden en tijdig aanvullen van de kantoorartikelen van de afdeling;
• Het plannen en organiseren van teamdagen, uitjes, heidagen voor het MT e.d. in opdracht van en in samenspraak met het hoofd programmabureau;
• Fungeren als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
• Het verzorgen van allerhande correspondentie binnen en buiten Defensie;
• Aanleggen en bijhouden van werkdossiers;
• Samenstellen van overzichten.