Wij zijn op zoek naar een ervaren medisch secretaresse, ter ondersteuning van onze bedrijfsartsen. Als medisch secretaresse lever je een bijdrage aan onze klantorganisaties, om hun ambities op het gebied van inzetbaarheid van medewerkers te verbeteren en het werkplezier te vergroten. Onze klantorganisaties bestaan uit leidinggevenden en medewerkers van de Rijksoverheid.

Je maakt onderdeel uit van een team van medisch secretaresses. Tezamen ondersteunen jullie 100 bedrijfsartsen, die door het gehele land werken voor onze klantorganisaties. Deze functie heeft een privacy component, te weten: het medisch beroepsgeheim.

Je werkzaamheden bestaan uit:

•    Het bijhouden van de agenda van de bedrijfsartsen in ons verzuimregistratiesysteem, waaronder het inplannen van afspraken;
•    Het beheren van de postbus waar (aan)vragen binnenkomen;
•    Het afhandelen van aanvragen, waaronder het sturen van afspraakbevestigingen;
•    Het beantwoorden van de telefoon;
•    Het onderhouden van contacten met de bedrijfsartsen en andere relevante professionals van Bedrijfszorg;
•    Het onderhouden van contacten met de klantorganisaties, waaronder leidinggevenden, medewerkers, HR-medewerkers en preventiemedewerkers;
•    Het onderhouden van contacten met de klantteammanagers van Bedrijfszorg;
•    Archiveringswerkzaamheden, waaronder informatie opbergen in de digitale dossiers.

•    Je hebt een afgeronde mbo-opleiding;
•    Je hebt ruime ervaring (minimaal 3 jaar) als medisch secretaresse;
•    Je kent de betekenis van medische terminologie;
•    Je weet welke protocollen gelden m.b.t. vertrouwelijke/privacygevoelige gegevens (i.v.m. het medisch beroepsgeheim);
•    Je hebt ervaring met het verwerken van gegevens in een verzuimmanagementsysteem;
•    Je beheerst Windows gestuurde MS- Office –programma’s zoals Excel, Word en PowerPoint en automatiseringssystemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en projectadministratie.

Je beschikt over de volgende competenties:
•    Klantgerichtheid
•    Voortgangscontrole
•    Plannen en organiseren
•    Flexibiliteit
•    Organisatiesensitiviteit
•    Samenwerken
•    Integriteit
•    Zelfontwikkeling

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

De briefselectie wordt tussentijds gedaan, mocht hier een geschikte kandidaat uit komen zal de vacature eerder worden gesloten.

Daarnaast is het in deze functie een vereiste dat je beschikbaar bent op vrijdag.