Bureau Subsidies en Ontvangsten (BSO) is een defensiebreed expertisecentrum en servicebureau voor het werkveld inkomende subsidies en ontvangsten. Het bureau coördineert en ondersteunt subsidieaanvragen door dienstonderdelen en monitort de administratieve afhandeling en verantwoording van subsidietrajecten die dienstonderdelen ondernemen. Het bureau opereert als procescoördinator en ondersteunt het indienen van subsidieaanvragen door DO’n. Deze ondersteuning is procesmatig aangaande de voortgang van subsidieaanvragen en inhoudelijk wat betreft het schrijven van een aanvraag. Desgewenst fungeert BSO als aanspreekpunt voor externe partijen die met Defensie willen samenwerken bij het aanvragen van subsidies.

Bij directie Finance & Control CDS is de positie vacant voor een medewerker Bureau Subsidies en Ontvangsten (MBSO). MBSO geeft samen met het hoofd (HBSO) en een adviseur nadere invulling aan de dienstverlening door het subsidie- en ontvangstenbureau. MBSO heeft als taak de administratie te voeren van subsidieaanvragen en subsidietrajecten die BSO coördineert en ondersteunt. Tevens schrijft MBSO mee aan subsidieaanvragen en ondersteunt de implementatie en realisatie van goedgekeurde subsidieprojecten. Daarnaast draagt de medewerker zorg voor interne administratieve processen en de samenwerkingsruimte van BSO. MBSO begeleidt collega’s bij het matchen van innovatieve ambities aan externe financieringsmogelijkheden. Tevens werkt de medewerker projectideeën uit tot een subsidieaanvraag en draagt bij aan de samenstelling van een consortium. In samenwerking met collega’s schrijft MBSO subsidieaanvragen op provinciaal, nationaal en Europees niveau.

MBSO is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van subsidieaanvragen. De projectadministratie van toegekende subsidies vindt plaats in samenwerking met de afdeling F&C van het desbetreffende DO. Tevens vindt ondersteuning plaats van nationale en internationale subsidieprojecten onder meer op het gebied van innovatie en duurzaamheid. MBSO voert de controle uit op de juistheid en volledigheid van subsidieaanvragen en draagt zorg voor het beheer van lopende subsidies. Bij complexe verzoeken overlegt MBSO samen met de collega's over te nemen besluiten. De functie is divers en interessant doordat de achtergrond van subsidieaanvragen verschilt en elke subsidieregeling eigen acceptatiecriteria kent.

MBSO is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

1. Levert ondersteuning en verstrekt advies door:
- Het inventariseren, volgen en inhoudelijk analyseren van subsidieregelingen
- Het ondersteunen van de inhoudelijke voorbereiding van subsidieaanvragen
- Het ondersteunen van en meeschrijven aan subsidieaanvragen i.s.m. projectleiders van DO’n;
- Het begeleiden van subsidieaanvragen door DO’n;
- Het ondersteunen van adviezen en oplossingsrichtingen aan en alternatieven voor DO’n
- Het ondersteunen van de implementatie en uitvoering van subsidieprojecten;
- Het ondersteunen van de inhoudelijke, procesmatige en procedurele voorbereiding van besluitvorming door BSO aangaande subsidies;
- Het uitvoeren van bijbehorende administratieve taken;
- Het vertalen van informatie over subsidieprogramma’s naar nieuwe inzichten en adviezen;
- Het verzamelen, samenbrengen, interpreteren en analyseren van informatie uit verschillende informatiebronnen.

2. Evalueert en monitort door:
- Het leveren van bijdragen aan de monitoring en procesbewaking van de uitvoering van subsidieaanvragen door het uitvoeren van onderzoeken (quick scans) en het voorzien in inhoudelijk adviezen aan DO’n;
- Het zorgdragen voor het beheer van alle lopende subsidietrajecten van Defensie door middel van voortgangsrapportages en werkbezoeken;
- Zicht houden op indientermijnen en DO’n hier tijdig over informeren;
- Knelpunten of wijzigingen in subsidieaanvraagtrajecten signaleren en oplossen i.s.m. HBSO;
- Coördinatie van het contactennetwerk binnen de DO (de POCs);
- In overleg met het POC netwerk de behoeften aan subsidies bij Defensie in kaart brengen.

3. Draagt bij aan de afronding en evaluatie door:
- Beoordeling van inhoudelijke en financiële eindrapportages na afronding van subsidieprojecten;
- Vaststelling van definitieve subsidiebedragen in samenwerking met financiële collega’s;
- Advisering over verbetering en bijstelling van (aanpalend) beleid, processen, producten en diensten;
- Monitoring van het beheer- en onderhoudsproces en het schrijven van voorstellen voor procesoptimalisatie.