In Zuid-Limburg hebben veel mensen schade aan hun woning of gebouw, veroorzaakt door oude mijnbouwactiviteiten. Jij geeft als medewerker van ons Serviceloket houvast aan deze inwoners. Je luistert naar hun verhaal, legt het proces uit en zorgt dat zij zich gehoord voelen. Dat vraagt om empathie én duidelijke communicatie. Met jouw aanpak help je mensen om de juiste stappen te zetten in het proces.

Dit ga je doen
Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen die contact opnemen met of langskomen bij het I3ML (Instituut Mijnbouwschade Limburg, een samenwerking tussen de 3 bestuurslagen rijk, provincie en gemeenten). Veel van hen hebben zorgen, frustraties of vragen. Jij staat mensen persoonlijk te woord, je luistert actief, stelt gerichte vragen en geeft duidelijke antwoorden zodat het proces helder is. Je neemt mensen serieus en zorgt dat ze begrijpen wat er wel en niet mogelijk is. Waar nodig help je bij het indienen van een aanvraag voor een tegemoetkoming.

 
Soms is het druk, of krijg je te maken met weerstand of onbegrip. Jij blijft rustig, vriendelijk en standvastig. Je volgt de juiste procedures en schakelt met collega’s als een situatie complex is. Waar nodig zet je vragen door naar andere afdelingen. Je bent niet alleen dienstverlenend, maar ook zorgvuldig en nauwkeurig in je administratieve werk.

Jij bent verantwoordelijk voor het:
•Afhandelen van vragen van mensen die langskomen bij het I3ML en van mensen die per telefoon  contact zoeken met het I3ML.
• Ondersteunen van gedupeerden bij het doen van hun aanvraag in de systemen van I3ML
•    Registreren van contactmomenten en gegevens in de systemen van I3ML.
• Doorzetten van meldingen of vragen naar de juiste collega of afdeling.
• Ondersteunen van collega’s, bijvoorbeeld bij inwerken of als vraagbaak.

Daarnaast kun je ingezet worden op een aantal nevenactiviteiten die ook door de medewerkers van het serviceloket worden uitgevoerd:
•    Verwerken van binnenkomende post.
•    Verwerken of eventueel doorzetten van e-mails vanuit aanvragers die bij het I3ML binnenkomen.
•    (ondersteunen bij) Uitzoeken van complexe vraagstukken en de daaraan gekoppelde terugbelverzoeken afhandelen.
•    Afhandelen van klachten.

Als eerste aanspreekpunt van het I3ML straal je rust en duidelijkheid uit. Je luistert aandachtig en voelt goed aan wat mensen nodig hebben, ook als emoties hoog oplopen. De mogelijkheden en grenzen van het loket leg je op een heldere en respectvolle manier uit. Je stemt je taalgebruik en toon af op de situatie én de persoon die voor je staat. Daarbij begrijp je het belang van regionale verbondenheid en spreek je het dialect of begrijp je het moeiteloos. Binnen de organisatie herken je gevoeligheden en speelt daar zorgvuldig op in, zodat je mensen goed verder helpt en tegelijkertijd de juiste kaders bewaakt. 

Verder heb je:
•    Tenminste MBO-werk- en -denkniveau.
•    Ervaring met het werken bij een soortgelijk serviceloket.
•    Ervaring met het verrichten van administratieve handelingen in verschillende systemen.

• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief. Je kan jouw motivatie ook invullen in het sollicitatiescherm, dan hoef je geen motivatiebrief te uploaden.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. Je aanwijsbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Voor het loket is jouw aanwezigheid in Heerlen gewenst. Voor deze functie is de verwachting gemiddeld 4 tot 5 dagen per week.

Het betreft een:
• arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 1 jaar met uitzicht op vast.

Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen. 
Heb je een contract voor onbepaalde tijd als Rijksambtenaar dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering.

Om onze onafhankelijkheid en zorgvuldigheid te waarborgen, is het belangrijk dat medewerkers geen persoonlijk belang hebben bij dossiers waar zij aan werken. Heb je zelf mijnbouwschade (gehad), of heb je op een andere manier een belang bij het werk van het I3ML? Dan is het belangrijk dat je dit in je motivatiebrief kenbaar maakt. Zo kunnen we samen beoordelen of dit verenigbaar is met de functie.

Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang in de procedure

Wacht niet met reageren tot het laatste moment, bij veel reacties wordt de vacature mogelijk eerder gesloten.

Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.