Ben jij nauwkeurig en kwaliteitsbewust, met oog voor financiële details én mensen? Hou jij ervan om werk af te leveren dat klopt, tot in de details? Dan is het Stimuleringsfonds voor de Journalistiek op zoek naar jou!

Als Medewerker Projectadministratie verzorg je samen met de coördinerend medewerker projectadministratie de correcte en tijdige uitvoering van de projectadministratie. Je hebt daarbij een eigen portefeuille regelingen die je zelfstandig afwikkelt. Je toetst subsidieaanvragen op volledigheid en beoordeelt de financiële rapportages van subsidieontvangers aan de hand van de subsidievoorwaarden. Je zorgt dat besluiten netjes opgemaakt de deur uit gaan. En je bent voor subsidieontvangers het vaste aanspreekpunt: je beantwoordt hun vragen en vraagt ontbrekende informatie op.

Taakomschrijving

Als Medewerker Projectadministratie maak je deel uit van het team Bedrijfsvoering, samen met collega’s op het gebied van HR, financiën, privacy en IT & Informatiebeveiliging. Je werkt nauw samen met de coördinerend medewerker projectadministratie en met de collega’s van Subsidie en Begeleiding. 

Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Zelfstandig uitvoeren van de projectadministratie, conform de geldende procedures en richtlijnen; 
• Beoordelen van financiële rapportages van subsidieontvangers, toetsen aan de subsidievoorwaarden en advisering van de betreffende coördinator; 
• Onderhouden van het contact met subsidieontvangers over hun rapportages: vragen beantwoorden en ontbrekende informatie opvragen; 
• Zorgen voor complete, juiste en tijdige registratie van projectgegevens, financiën en documentatie; 
• Controleren van eigen werk op volledigheid en consistentie, vóórdat je het aflevert; 
• Signaleren van afwijkingen, onduidelijkheden of knelpunten en deze bespreken met de coördinerend medewerker; 
• Zorg dragen voor de aansluiting tussen de projectadministratie en de financiële administratie; 
• Ondersteunen van de coördinerend medewerker bij kwaliteitscontroles, evaluaties en het verbeterproces; 
• Proactief meedenken over praktische verbeteringen in het uitvoeringsproces: efficiënter, minder foutgevoelig, overzichtelijker.

Voor deze functie zoeken we een nauwkeurige en leergierige collega die knelpunten niet alleen signaleert, maar ook omzet in een oplossing. Je loopt procedures niet blind door, maar denkt één stap mee: als iets niet klopt of logischer kan, zeg je het. Je blijft voor kwaliteit gaan, ook als de druk oploopt.

Daarnaast zijn de functie-eisen:

• MBO/HBO werk- en denkniveau; 
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring, ervaring bij een overheidsinstelling is een pre; 
• Goede kennis van projectadministratieve processen en registratiesystemen; 
• Uitstekende kennis van financiële en budgettaire begrippen: je begrijpt niet alleen hoe je bedragen registreert, maar ook wat ze betekenen – budget versus realisatie, doorberekeningen, kostensoorten, samenhang tussen financiële posten; 
• Vermogen om financiële afwijkingen te signaleren en te beoordelen of ze logisch zijn; 
• Systematisch kunnen controleren op volledigheid, juistheid en consistentie, met oog voor detail; 
• Veilig en efficiënt kunnen werken met administratieve systemen, spreadsheets (met name Excel) en rapportagetools; 
• Duidelijk kunnen communiceren, mondeling en schriftelijk, ook richting subsidieontvangers; 
• Zelfstandig kunnen plannen en prioriteren binnen de gestelde kaders.

De functie van Medewerker Projectadministratie is een aanstelling voor 32 uur per week voor een jaar, met een proeftijd van één maand. Bij goed functioneren is verlenging mogelijk. We houden deze vacature maximaal 20 dagen open, maar sluiten deze eerder zodra we de juiste kandidaat hebben gevonden. Eerste gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 23 november.