Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?
Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe management assistent opleidingen voor de Directeur Projecten bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.
Ondersteuen de directie Projecten van alle opleidingen en trainingen door:
- In overleg met Hoofd Stafbureau en Hoofd PMO, inplannen van alle personeel voor de beschikbare opleidingen en het in voorkomend geval herplannen of herindelen van personeel op basis van een prioriteitenlijst;
- Uitnodigen van het betreffende personeel voor de verschillende opleidingen;
- Fungeren als aanspreekpunt voor de point-of-contacts van alle klassen voor het tijdig verkrijgen van het vereiste opleidingsmateriaal;
- Aanvragen van aanvullende facilitaire diensten bij Komfort voor specifieke trainingen;
- Fysieke beheer van de voorraad van opleidingsmateriaal en het zorgen dat de voorraad op peil blijft;
- Aanvragen van en voorzien in kantoorbenodigdheden;
- Informeren over en aandragen van voorstellen ter oplossing van knelpunten aan Hoofd Stafbureau en Hoofd PMO op het gebied van organisatie van opleidingen en trainingen;
- Aanmelden van (externe) bezoekers voor toegang tot de KHK.
Je draagt de verantwoordelijk voor de registratie en bewaking van de voortgang door:
- Bij binnenkomst, spiegelen van nieuw personeel aan de eisen die worden gesteld in de zogeheten ‘blueprint O&T’;
- Inplannen van personeel voor een opleiding of het registeren op de reserveringslijsten;
- Registreren van de opleidingsresultaten in de interne database en (waar mogelijk) in PeopleSoft;
- Registreren van de exacte deelname per opleiding en eventuele afmeldingen of andere bijzonderheden, nodig voor het opmaken van de facturen per afgesproken tijdseenheid.
Als functionaris verleen je management- en secretariële ondersteuning door:
- Het uitvoeren van verschillende management assistant taken.