De Directie Internationaal Beleid (IB) van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) zoekt een enthousiaste collega die met energie de buitenlandse dienstreizen van bewindspersonen en internationale reizen van OCW-medewerkers organiseert.

Je werkt nauw samen met de coördinator internationale dienstreizen van het bestuursdepartement OCW. Samen regelen jullie alle boekingen voor de ambtelijke top en bewindspersonen. Je bent de schakel tussen beleidsmedewerkers, ambassades en (het secretariaat van) de bewindspersoon.

Wat ga je doen?

Je verdiept je in het programma en het doel van de reis en geeft gevraagd én ongevraagd advies over logistiek en praktische zaken. Zo zorg je dat iedere dienstreis soepel verloopt. Je controleert en bent scherp op de haalbaarheid van het reisschema, houdt de financiën bij en regelt tijdig de juiste visa. Dit alles doe je vaak onder tijdsdruk en met groot belang voor de organisatie.

Daarnaast beheer je internationale reisaanvragen van OCW-medewerkers. Je controleert of de reizen binnen de financiële en veiligheidskaders passen en onderhoudt contact met de buitendiensten van OCW en Travelpoint. Je zorgt voor de financiële afhandeling van ambassadekosten en de verzamelfacturen van Buitenlandse Zaken.

• je bent pro actief, kunt snel schakelen en bent stressbestendig;
• je kunt goed plannen, organiseren en overzicht houden;
• je bent een teamspeler en denkt mee met anderen om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen. Je stapt makkelijk op collega’s af en hebt doorzettingsvermogen: ook als je niet direct de oplossing voor handen hebt, zoek je verder;
• je hebt bij voorkeur ervaring met de organisatie van internationale dienstreizen voor bewindspersonen en weet wat daar bij komt kijken;
• je bent ict-vaardig. Kennis van het boekingssysteem van Travelpoint is een pré.
• Je hebt een prettige manier van communiceren en weet de balans te vinden tussen vriendelijk, diplomatiek en kordaat waarbij je altijd integer blijft.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag. 
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Bij een fulltime werkweek (36 uur) werken wij gemiddeld 50% op kantoor.

Algemeen: 

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.