De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Logistieke groep Inkoop (LG INKOOP) bij de Afdeling Maritieme Logistiek van de Directie Materiële Instandhouding van het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK). Het doel van de LG INKOOP is om binnen de kaders van het vigerende verwervingsbeleid het CZSK en andere defensieonderdelen op een zo doeltreffend en doelmatig mogelijke manier te laten beschikken over voldoende materiële middelen van een goede kwaliteit gedurende de gehele levensduur. Ook voorziet de LG INKOOP in de behoefte aan kennis en kunde ter ondersteuning van de operationele, materieel logistieke, personele en financieel-economische processen. De hoofdvestigingsplaats van de LG INKOOP is Den Helder.
De LG INKOOP is onderverdeeld in een sectie Administratieve Ondersteuning, een sectie Contractmanagement, een sectie Algemeen en Scheepsbouw en een sectie Werktuigbouw en Elektro. De sectie Administratieve Ondersteuning heeft als taak het ondersteunen van de LG INKOOP bij de ontwikkeling en uitvoering inzake het te voeren beleid en het administratief ondersteunen. De sectie Contractmanagement heeft als taak het verwerken van behoeftestellingen tot commercieel verantwoordelijke orders en contracten. De sectie Algemeen en Scheepsbouw en de sectie Werktuigbouw en Elektro hebben als taak het verwerken van behoeftestellingen.
De afdeling is op dit moment in ontwikkeling om zich verder te professionaliseren. Als medewerker Inkoopondersteuner binnen CSZK ben je verantwoordelijk voor administratieve en organisatorische taken ter ondersteuning van de afdeling inkoop. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, management en externe contacten.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit
- het op systematische en inzichtelijke wijze aanleggen, registreren, beheren en archiveren van de dossiers met behulp van het inkoopondersteunend systeem;
- het zorg dragen voor de roulatie van dossiers;
- het op systematische en inzichtelijke wijze beheren van de leveranciersdocumentatie;
- het beheren van Sharepoint
- het inbrengen van orders en het uitdraaien van UTP’s
- het ontvangen en op de juiste wijze registreren en opbergen van binnengekomen offertes;
- het deelnemen aan de commissie van toezicht met betrekking tot het openen van offertes;
- het versturen van rappels in relatie tot offerteaanvragen, orders en spoedleveringen;
- het opnemen van contact met leveranciers in verband met overschreden leverdata
Je verricht administratieve werkzaamheden door
- het verzorgen van diverse typewerkzaamheden;
- het behandelen van in- en uitgaande post.
- Het reserveren van spreekruimten en agendabeheer/afspraken;
- Je bent verantwoording schuldig aan de Hoofd Inkoopondersteuning over de wijze waarop administratieve ondersteuning wordt verleend.
- Voorschriften, bekendmakingen, werkinstructies en werkafspraken zijn van belang voor het uitvoeren van de functie. Maakt geen gebruik van instructies die in systeem zijn.
- Neemt beslissingen over het registreren en beheren van de dossiers