In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van uiteenlopende inkoop- en transportactiviteiten binnen BIMS. Je zorgt ervoor dat de behoeften van de organisatie goed in kaart worden gebracht en vertaald worden naar passende oplossingen. Of het nu gaat om de aanschaf van sportkleding, wedstrijdmaterialen, kantoorartikelen, inventaris of het inkopen/inhuren van diensten.
Je onderhoudt contact met leveranciers, doet marktonderzoek, vraagt vrijblijvende prijsindicaties op en onderhandelt over prijzen en voorwaarden. Daarnaast beoordeel je aanvragen, bestellingen en overeenkomsten op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. Je stemt wensen en eisen af met gebruikers, teammanagers en leveranciers en zorgt ervoor dat het inkoopproces van aanvraag tot levering soepel verloopt. Bij inkooptrajecten met een waarde van €2.000 of meer werk je samen met de betrokken inkoopafdelingen en zorg je dat alle benodigde documentatie compleet is. 

Naast de inkoopwerkzaamheden houd je bezig met het organiseren van nationale en internationale reizen voor leden van NMT’s en BIMS. Je inventariseert de vervoersbehoefte en regelt vervoer en eventuele hotelovernachtingen. Daarnaast houd je de voortgang van de reisaanvragen nauwlettend in de gaten. Verandert er iets of moet een reis worden geannuleerd? Dan zorg jij ervoor dat alles tijdig wordt aangepast en de betrokkenen goed geïnformeerd zijn. 
Jouw werkweek is veelzijdig. Een voorbeeld van jouw werkweek is dat je maandag op kantoor aanwezig bent om met het team te overleggen en voorbereidingen te treffen voor de komende week. Op dinsdag en donderdag werk je vanuit huis of ga je op pad om contact te leggen met leveranciers of (sport)accommodaties zodat je een goed beeld krijgt van datgeen er wordt aangeboden. Op woensdag ga je op bezoek het Defensiekampioenschap waar je in aanloop afspraken hebt gemaakt met de uitbater. Hierbij leg je contact met de uitbater en ondersteun je het BIMS team op locatie waar nodig. 

 Om in aanmerking te komen voor de functie beschik je over minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond door een afgeronde opleiding en ervaring binnen het inkoopvakgebied.
Daarnaast:
• Ben je een teamspeler met affiniteit voor sport en bereid om indien nodig buiten reguliere kantoortijden en soms in het weekend te werken.
• Werk je oplossingsgericht en beschik je over een positieve en innovatieve mindset. 
• Beschik je over kennis van de markt voor sportproducten en -diensten, inkoopprocedures, selectievoorschriften en product- en materiaalspecificaties;
• Heb je bij voorkeur kennis van DVVO-procedures (procedures om vervoer aan te vragen) en ervaring met SAP en SAP Digi-inkoop;
• Beschik je over goede onderhandelingsvaardigheden;
• Is het een pre als je kennis van SAP Finad Raadplegen en Finad Integratie M&F, of ben je bereid deze te behalen;
• Heb je goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in zowel het Nederlands als Engels en ben je in staat een relevant netwerk op te bouwen en te onderhouden;
• Werk je planmatig, resultaatgericht en doelgericht en ben je klantgericht, flexibel en initiatiefrijk;

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.