Ben jij dienstverlenend? Wil jij onze gebruikers voorzien van een prettige werkomgeving? Als medewerker Facilitair Servicepunt bij het Ministerie van Algemene Zaken vorm je samen met je collega’s het centrale aanspreekpunt binnen de facilitaire afdeling en draag je bij aan een optimale dienstverlening.

Bij het Facilitaire servicepunt is het altijd een gezellige drukte. Samen met je collega’s vervul je een centrale rol binnen de facilitaire organisatie en werk je nauw samen met andere disciplines, zoals de technische dienst, postkamer, inkoop, catering en intendanten. 
Aanvragen en meldingen van interne (en externe) gebruikers komen bij jou binnen via het FMIS, per mail, telefoon of aan de balie. Als medewerker Facilitair servicepunt ben je een echte vraagbaak; je weet dan ook precies welke wegen je moet bewandelen binnen de organisatie om zaken opgelost of uitgezocht te krijgen.

• Je handelt facilitaire meldingen via FMIS, e-mail, telefoon en aan de balie af, beantwoordt zelf vragen of zet deze door naar de juiste partij. Als vraagbaak en eerste aanspreekpunt denk je vanuit het perspectief en de behoeften van de gebruiker en ben je verantwoordelijk voor het registreren en opvolgen van klachten, wensen, informatie en storingen. Je bewaakt de doorlooptijd, communiceert proactief om verwachtingen te managen en zorgt voor een optimale klantbeleving.
• Je bent verantwoordelijk voor de reserveringen in het FMIS. Je controleert de reserveringen, maakt nieuwe reserveringen en zorgt dat de vergaderfaciliteiten zoals koffie en thee of catering goed geregeld zijn. Via Meetingselect reserveer je zalen bij externe locaties.
• Je speelt een belangrijke rol met betrekking tot het toegangssysteem door middel van registratie en uitgave/inname van rijkspassen.
• Je helpt in de administratieve organisatie van diverse evenementen (bijvoorbeeld Prinsjesdag en staatsbezoeken).
• Je bent verantwoordelijk voor de administratie in het FMIS van o.a. de dienstfietsen, dienstauto’s, mobiliteitskaarten, lockers etc.
• Je reserveert hotelovernachtingen en ondersteunt incidenteel bij het regelen van buitenlands vervoer.
• Je neemt deel aan vergaderingen, zowel met interne collega’s als externe leveranciers.
• Je denkt mee over verbeteringen in systemen en processen.

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO opleiding, bij voorkeur Facility Management;
• Je bent servicegericht, flexibel, weet prioriteiten te stellen en bent stressbestendig; Adhocvragen brengen jou niet uit balans;
• Je beschikt bij voorkeur over aantoonbare ervaring met een algemeen bekend Facilitaire managementinformatiesysteem (FMIS-systeem), bij voorkeur TopDesk;
• Je legt makkelijk contact en kan goed samenwerken;
• Je kan zowel in teamverband als zelfstandig werken.

Voor deze functie geldt dat er een veiligheidsonderzoek B (VGB-screening) moet worden opgestart bij de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst.

Ben jij enthousiast geworden? Stuur jouw sollicitatie en CV naar [email protected] nemen z.s.m. contact met jou op en wellicht drinken wij snel samen een kopje koffie.