1. Leveren van algemene administratieve ondersteuning door:
a. Het uitvoeren van diverse administratieve taken, zoals het opstellen en bewerken van documenten en het beheren van agenda's;
b. Het bijhouden, overzicht houden van de verschillende taken in de systemen;
c. Het ondersteunen bij het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen, inclusief het maken van afspraken, het verzorgen van de benodigde facilitaire middelen;
d. Het bewaken van de kwaliteit en nauwkeurigheid van de administratieve werkzaamheden en waar nodig verbeteringen voorstellen. 

2. Bijdragen aan interne en externe communicatie door:
a. Het onderhouden van contacten met interne en externe partijen, zowel mondeling als schriftelijk;
b. Het fungeren als aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van interne en externe stakeholders;
c. Het voeren van overleg met in- en externe partijen omtrent de voorbereiding en organisatie van evenementen

3. Uitvoeren van facilitaire ondersteuningswerkzaamheden door:
a. Toezicht op door derden uitgevoerde facilitaire en/of logistieke werkzaamheden en afwijkingen signaleren;
b. Faciliteren bij het gebouwbeheer en het aangeven van de behoefte op dit gebied; 
c. Het ontvangen, te woord staan en begeleiden van bezoekers en bijdragen aan de beveiliging van toegangsbeheer.

Vaardigheden
- Kennis van frontoffice en backoffice procedures;
- Communicatieve, klantgerichte vaardigheden
- Vermogen om meerdere taken op te pakken en prioriteiten te stellen;
- Analytische en probleemoplossende vaardigheden;
- Flexibiliteit en stressbestendigheid, met de mogelijkheid om te werken in een dynamische omgeving.

Kwalificaties
Ervaringseisen
Gewenst is ervaring als administratief ondersteuner

Kennis/opleidingseisen
- MBO werk- en denkniveau
- JIRA
- Powerpoint
- Microsoft office

Jouw profiel:
- Alles wat jij doet, doe je voor onze specialisten. Je bent gedreven, beschikt over een hands-on mentaliteit, en hebt een representatieve houding. Je bent klantgericht, kan prioriteiten stellen en kan makkelijk je weg vinden in de organisatie. Ook kan je goed omgaan met mensen en heb je overtuigingskracht. Bovendien heb jij oog voor detail. Zo zorg jij ervoor dat alles vlekkeloos verloopt op de afdeling. Dankzij jouw inzet kunnen onze specialisten zich volledig richten op hun werk. 

Competenties:
- Initiatief 
- Klantgericht 
- Verantwoordelijk 
- Nauwkeurig 
- Samenwerken
- Flexibel 
- Communiceren 
- Stressbestendig

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.