“Word jij blij van een dynamische functie?

Krijg jij energie van afwisselende administratieve werkzaamheden en ben jij goed in plannen, organiseren en prioriteiten stellen? Dan ben jij wellicht de nieuwe medewerker HR die wij zoeken!’’

In jouw rol als medewerker administratie HR voer je namens de manager voor alle directies mutaties door in het P-direkt portaal. Voor medewerkers die in dienst treden bij de IND ben je verantwoordelijk voor de afhandeling van alle stappen in het administratieve proces. Daarnaast kan er ook van jou gevraagd worden om te helpen bij andere zaken zoals vervoersbewijzen, postverwerking en het scan klaar maken van documenten voor het personeelsdossier.

Binnen de HR-afdeling schakel je ook veel met de collega’s HR adviseurs en met het team Werving, aangezien zij ook een rol hebben in het proces rondom het indienst treden van medewerkers. Je werkt in een team waarin bepaalde taken dagelijks gerouleerd worden, zoals het afhandelen van HR gerelateerde vragen van managers en medewerkers, die zowel telefonisch als via de gezamenlijke mailbox binnenkomen. Naast je eigen bijdrage ben je samen met het team verantwoordelijk voor het tijdig wegwerken van de werkvoorraden. In afstemming met je collega’s bepaal je wie welke werkzaamheden in die week oppakt en afrondt. Er is veel klantcontact, zowel telefonisch als via de mail, met medewerkers, managers en ook met P-direkt.

Zoals je kunt lezen betreft dit een veelzijdige functie waarin je veel ballen tegelijk in de lucht moet houden. Samen met je team zorg jij ervoor dat de administratieve HR-zaken tot in de puntjes geregeld zijn.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Het verwerken van aanvragen m.b.t. in-, door- en uitstroom van medewerker.
• Het verwerken van inkomende en uitgaande post.
• Het completeren van de personeelsdossiers van medewerkers.
• Het beheren en bewaken van de HR-mailbox bij roulatie.

Wat de functie extra leuk maakt?

Naast je reguliere werkzaamheden zijn er een aantal extra taken die onder de collega’s verdeeld zijn, zoals het organiseren van eed-belofte sessies en het deelnemen aan preboarding bijeenkomsten. Ook woon je diverse HR-bijeenkomsten bij, waardoor je op de hoogte blijft van de laatste HR-ontwikkelingen. Daarnaast is er een prettige werksfeer met aandacht en respect voor elkaar binnen het team.

• Je hebt aantoonbaar mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden in de breedste zin van het woord en denkt in oplossingen. Je bent secuur en kunt onder druk gestructureerd en accuraat werken.
• Je bent behulpzaam, een doener en weet van aanpakken.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
  
  

Competenties

• Klantgerichtheid
• Accuraat werken
• Flexibiliteit
• Integriteit
• Voortgangscontrole
• Samenwerken
• Zelfontwikkeling

De Immigratie en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering 1 vacature voor de functie van Medewerker Administratie HR (FGR: Medewerker Administratie S6)

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsing kandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• De IND zet zich in om medewerkers met een arbeidsbeperking in te laten stromen. Kandidaten die geregistreerd zijn in het doelgroepregister worden uitgenodigd om te reageren en de verklaring uit het doelgroepregister bij te voegen.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.