Wil jij meewerken aan goed onderwijs, vandaag én in de toekomst? Als managementondersteuner bij de Inspectie van het Onderwijs maak jij elke dag het verschil. Niet op de voorgrond, maar precies daar waar overzicht, rust en betrouwbaarheid nodig zijn.

Je ondersteunt de afdelingshoofden van het voortgezet onderwijs en zorgt dat agenda’s, overleggen en prioriteiten op orde zijn. Dankzij jou kunnen zij zich richten op waar het écht om draait: effectief toezicht voor beter onderwijs. Je werkt in een professionele omgeving waarin betrokkenheid, samenwerking en vertrouwen centraal staan, met ruimte voor humor en ontwikkeling.

Klinkt dit als een rol waarin jij tot je recht komt? Dan maken we graag kennis met je.

Functieomschrijving
Als managementondersteuner ben jij de stille kracht achter de afdelingshoofden voortgezet onderwijs. Dankzij jou loopt alles soepel: agenda’s kloppen, deadlines worden gehaald en belangrijke momenten zijn tot in de puntjes voorbereid. Jij ziet wat eraan komt, denkt vooruit en handelt voordat anderen het merken. Dat geeft rust. Voor hen én voor jou.

Je werkzaamheden bestaan uit uiteenlopende secretariële taken, zoals complex agendabeheer, het organiseren van overleggen en bijeenkomsten, het verzorgen van correspondentie en het beheren van het digitale archief. Je weet wat er inhoudelijk speelt en anticipeert daarop in je agendabeheer, planning en ondersteuning. Je stelt de juiste prioriteiten, bewaakt deadlines en vervult een belangrijke signalerende rol.

Je werkt nauw samen met twee andere managementondersteuners binnen de Directie Voortgezet Onderwijs. Jullie stemmen onderling af, vervangen elkaar bij afwezigheid en ondersteunen elkaar waar nodig. Jullie vormen samen het secretariaat voor het management team Voortgezet Onderwijs. 

Een van je toekomstige collega’s zegt hierover: 

“Iedere dag word ik weer blij van het kunnen ontzorgen van onze afdelingshoofden die op hun beurt dan weer heel blij zijn met mij. Het agendabeheer is een puzzel af en toe en als het me dan weer lukt om deze puzzel naar ieders tevredenheid te leggen, ga ik met een super fijn gevoel naar huis”.

Hier werk je
De directie Voortgezet Onderwijs houdt toezicht op circa 350 besturen met 1500 vestigingen, vwo, havo, vmbo en praktijkonderwijs. Dit doen we met ongeveer 115 medewerkers die met veel kennis, kunde en betrokkenheid hun werk doen. Er heerst een goede sfeer en er wordt hard gewerkt. Het managementteam bestaat uit een directeur, vijf afdelingshoofden en twee directiesecretarissen. 

Natuurlijk kun je rekenen op goede begeleiding. We nemen alle tijd om je wegwijs te maken in onze organisatie en binnen onze directie. Een vaste mentor begeleidt jou de eerste periode intensief. Deze collega fungeert als vraagbaak, ondersteunt je en volgt je ontwikkeling. Daarnaast krijg je alle ruimte om je eigen leerproces vorm te geven. Door leergierig te zijn, stukken te lezen, en intranet en websites te bekijken.

• Werk- en denkniveau
• MBO+

Opleiding en ervaring

• een afgeronde opleiding tot managementassistent of (directie)secretaresse;
• ervaring met (of aantoonbare ambitie in) een ondersteunende rol op directieniveau;
• ervaring met complex agendabeheer;
• je bent proactief, stressbestendig en oplossingsgericht.

Wie jij bent
Je communiceert helder, mondeling én schriftelijk. Je houdt overzicht in een dynamische omgeving en afspraak is afspraak. Je bent dienstverlenend, flexibel en schakelt snel wanneer de situatie daarom vraagt. Je voelt aan wat werken in een politiek-bestuurlijke omgeving betekent (of wilt dat graag leren). Samenwerken gaat voor jou vanzelf, net als zorgvuldig en integer werken. Je hebt een gezonde dosis humor en houdt zo het werk ook op drukke momenten plezierig.

Heb je interesse en wil je solliciteren? Dan vragen we je in je motivatiebrief antwoord te geven op de volgende vragen:

1. kun je een voorbeeld geven van een werkproces dat je hebt verbeterd of waar je een verbetervoorstel voor gedaan hebt?
2. voor deze functie is het fijn als je meerdere ballen probleemloos in de lucht kan houden. Heb je voor ons een voorbeeld waaruit blijkt dat je dit eerder gedaan hebt?
3. als medewerker toezicht is het belangrijk dat je prioriteiten kan stellen in jouw werk. Heb je een voorbeeld van een hectische dag, waarin alles die dag af moest en je prioriteiten moest stellen, hoe heb je dat gedaan?
   
   Voor deze functie geldt het profiel Managementondersteuner (functiefamilie Bedrijfsvoering) uit het Functiegebouw Rijk.

• de selectiegesprekken vinden plaats op dinsdag 24 februari;
• wij hebben onze vaste kantoordag op donderdag. Indien nodig stem je daarnaast met je collega managementondersteuners af welke dag jullie nog meer aanwezig zijn op kantoor Utrecht;
• we raden je aan om tijdig te reageren, omdat de vacature mogelijk eerder wordt gesloten zodra we voldoende goede reacties hebben ontvangen;
• we streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie;
• als je bent aangewezen als een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
• goed om te weten: deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan;
• tijdens het sollicitatieproces kunnen we je LinkedIn-profiel raadplegen;
• de Inspectie van het Onderwijs is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.