Je zorgt ervoor dat de dag van de adjunct-directeur vlekkeloos verloopt, dat de afspraken zijn ingepland en de stukken ter voorbereiding op orde zijn. Je beheert de agenda volledig zelfstandig en brengt hierin structuur aan, prioriteert afspraken en handelt vragen, agendaverzoeken en e-mails zoveel mogelijk zelfstandig af. Dankzij jouw dienstverlenende instelling en oog voor detail houd je moeiteloos het overzicht, zelfs onder druk. Naast het agendabeheer speel je een proactieve rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen, specifiek voor het goede verloop van de activiteiten van de afdeling bedrijfsvoering. Je plant in- en externe bijeenkomsten, inclusief vergaderfaciliteiten, catering en aanmelden van bezoekers. Je bent intensief betrokken bij de (digitale) voorbereiding van overleggen en hebt verschillende ondersteunende taken. Je bewaakt afspraken en zorgt waar nodig voor herinneringen. Ten slotte stel je maandelijks de verslagen van de MT-vergaderingen op en verzorg je ieder kwartaal de verslaglegging van de OR-vergaderingen. Daarbij ben je goed op de hoogte van wat er binnen de organisatie speelt, leg je gemakkelijk verbindingen en weet je snel te schakelen wanneer situaties daarom vragen. Op deze wijze neem je voortdurend het initiatief om de adjunct-directeur te ondersteunen en te ontzorgen.
Functie eisen
- Je hebt ruime ervaring met het coördineren van processen.
- Je hebt ruime ervaring met managementondersteuning; secretaresseopleiding is een pré.
- Je beheerst het MS Office pakket goed (Teams, Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
- Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, uitstekend.
- Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pre.
Je bent iemand die zelfstandig werkt en graag initiatief neemt. In een dynamische omgeving voel jij je op je plek: je weet goed prioriteiten te stellen en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Daarbij houd je altijd oog voor de klant en toon je betrokkenheid bij zowel collega’s als de organisatie. Dankzij je sociale en samenwerkingsgerichte instelling werk je prettig samen met anderen en draag je bij aan een positieve werksfeer.
Ook onder druk blijf je rustig en flexibel. Je staat open voor veranderingen en vindt het belangrijk om jezelf continu verder te ontwikkelen. Daarnaast werk je nauwkeurig en zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten op tijd worden opgeleverd. Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, onderneemt doelgerichte acties om doelen te behalen en begrijpt hoe jouw bijdrage past binnen het grotere geheel. Wanneer situaties daarom vragen, denk je actief mee en kom je met alternatieve oplossingen en nieuwe mogelijkheden.
Meer over jouw toekomstige afdeling:
Afdeling Bedrijfsvoering
De afdeling bedrijfsvoering is één van de drie stafafdelingen van het SCP en is verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve interne organisatie. Vanuit een adviserende, controlerende, ondersteunende en kader stellende functie draagt de afdeling bij aan de realisatie van de taken van het instellingsbesluit van het SCP en het behalen van de doelen uit het meerjarenplan. De afdeling bedrijfsvoering wordt aangestuurd door de adjunct-directeur. Binnen deze afdeling kom je samen te werken met een tweede directiesecretaresse en twee secretaresses. De dagelijkse aansturing van dit secretaresseteam ligt bij de directiesecretaris.
Het Sociaal en Cultureel Planbureau
De missie van het SCP is werken aan een samenleving waarin het goed gaat met en tussen mensen. Wij willen dat onze kennis over de kwaliteit van de samenleving impact heeft. Daarom zorgen wij ervoor dat de kennis die nodig is terecht komt bij de juiste partijen op het juiste moment. We onderzoeken, duiden, agenderen en adviseren. Dat doen wij proactief en reactief, gevraagd en ongevraagd, waarbij het perspectief van burgers altijd centraal staat.
Met onze wetenschappelijke kennis over het leven van burgers in Nederland dragen wij bij aan goed geïnformeerd overheidsbeleid en een betere samenleving. In het Meerjarenplan dat in 2026 van start gaat richten wij ons primair op drie elementen: kwaliteit van leven, sociale samenhang en de relatie burgers tot de overheid. Daarbij geven wij continu antwoord op de vraag: wat zien we, wat betekent dat en wat kun je ermee doen? Dat doen wij altijd in samenhang, toekomstgericht en in verbinding met het gehele speelveld: zoals departementen, lokale overheden, kennisinstituten, maatschappelijk middenveld en uitvoeringsorganisaties.
Het SCP is een onafhankelijke, professionele kennisinstelling die formeel onder het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport valt. Bij het SCP werken circa 120 medewerkers (ongeveer 100 fte), verdeeld over een tweekoppige directie, 4 programmateams en 3 afdelingen.
Het SCP werkt voor de hele samenleving. Om dat zo effectief mogelijk te doen, streven wij naar een diversiteit aan kwaliteiten, perspectieven en achtergronden in onze teams. Ook werken we actief aan een organisatiecultuur waarin iedereen zich welkom voelt en zichzelf kan zijn. Dit doen we onder meer door je vrijheid te bieden in waar en wanneer je werkt en hoe je jouw functie invult.
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:
- Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
- Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
- Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
- Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.
- Als je bent aangewezen als een verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
- Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig;
- Ben je al in vaste dienst van het Rijk en heb je een vaste aanstelling, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden;
- Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen;
- In de week van 15 juni hoor je of je wordt uitgenodigd op gesprek. Wij streven ernaar om de eerste interviews op 22 juni te voeren. Houd je hier alvast rekening mee?
- Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van VWS, dan kunnen wij na het eerste interview referenties opvragen bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s).