De directeur en stafmedewerkers van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) doen belangrijk werk en ontvangen voornamelijk nationale en internationale gasten. Natuurlijk willen we dat binnen de stafafdeling alle zaken tiptop in orde zijn. Jij maakt, als managementondersteuner, dat dit mogelijk is. Je verricht uiteenlopende werkzaamheden en bent met jouw team verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de Directie en de Centrale Staf. Bijzonder is dat je hier te maken hebt met zowel militairen als burgers die op het hoogste niveau opereren. Gelukkig ben jij je goed bewust van de omgeving waarin je werkt en stel je je op de juiste manier op. Of het nu gaat om agendabeheer, het bestellen van kantoorbenodigdheden, het melden van storingen of de ontvangst van bezoekers: jij bent het aanspreekpunt van de Directie en de Centrale Staf.

Dit maakt jouw baan uniek
Je verricht uiteenlopende hand- en spandiensten en regelt ondersteuning voor de gehele Centrale Staf en de Directie. Bijzonder is dat je hier te maken hebt met verschillende werelden op het hoogste niveau. Je bent verantwoordelijk voor informatiestromen en beheert meerdere mailboxen en agenda’s, op verschillende systemen. Als management ondersteuner is je werk belangrijk, interessant, soms lastig, maar altijd uitdagend. Jij bent de drijvende kracht achter een goed functionerende afdeling, je kent de medewerkers en weet wat er speelt binnen de verschillende teams.

In deze rol ben je ondersteunend ook als het gaat om structuur, kwaliteit en procesbewaking. Jij zorgt voor rust en overzicht, ook wanneer de druk hoog is. Je acteert bij acute vragen en zorgt ook dat je deze vragen in de toekomst niet meer krijgt. Hoe je dat doet? Door actief met je collega’s over de processen na te denken en te adviseren over verbeteringen.

Wat jouw baan zo bijzonder en afwisselend maakt, is dat je focust op de gehele ondersteuning. Je bent belast met alle administratieve en secretariële werkzaamheden die voortvloeien uit de werkzaamheden van de Directie en de Centrale Staf. Iedereen kan met vragen bij jou terecht; de schoonmakers, de MIVD-directeur en je directe collega’s. Je bouwt hierdoor snel een netwerk op.

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende belangen en weet wanneer je moet doorpakken of juist moet afstemmen. Daarnaast sta je stevig in je schoenen en ga je het gesprek aan wanneer dat nodig is. Je werkt graag samen, investeert in relaties en bent zichtbaar binnen de organisatie.
Je bent iemand die zaken voor elkaar krijgt met oog voor ieders belang. Je bent je goed bewust van je omgeving en de behoeften. Mensen hoeven niet tegen je te zeggen dat de printer in storing staat; dat had je zelf al lang gezien en je hebt actie ondernomen. Wanneer plannen veranderen of prioriteiten verschuiven, beweeg je mee en blijf je effectief. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt vanuit vertrouwen. Wat we verder van je vragen:

- Je hebt minimaal een mbo 4-diploma en bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd.
- Je hebt ervaring als managementondersteuner, managementassistent, (directie)secretaresse of officemanager.
- Je hebt ervaring met het ontzorgen van collega’s op allerlei niveaus.
- Je bent praktisch ingesteld, energiek en denkt graag mee.
- Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en schakelt snel als er iets verandert.
- Je creëert overzicht en regelt je werk tot in de puntjes.
- Je hebt een flexibele en positieve werkhouding
- Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands én Engels.
- Je bent stressbestendig en servicegericht, Samenwerken gaat je natuurlijk af.
- Bij voorkeur heb je ervaring binnen Defensie.

- We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
- Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend.
- Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
- Thuiswerken is niet mogelijk.