Je bent een all round managementondersteuner en ondersteunt het management van de directie Regie en Migratieketen. Deze functie bestaat uit twee hoofdmoten:
Ten eerste voer je het secretariaat van de directeur. Je vindt het leuk om afspraken in te plannen en te puzzelen op lastige afspraken, kunt snel schakelen als de agenda verandert en bent dienstverlenend ingesteld. Naast het inplannen van de afspraken zelf, zorg je ook dat de directeur de benodigde informatie heeft voor het overleg en dat alle faciliteiten (bijv. zaal) zijn geregeld.
Ten tweede ben je de secretaris van het MT van de directie. Je vindt het leuk om mee te bepalen welke onderwerpen besproken moeten worden. En vanuit jouw rol bereid je de vergadering gedegen voor, zowel op inhoud als op proces.
De volgende taken vallen onder jouw verantwoordelijkheid als managentondersteuner van de directeur:
• Je voert integraal beheer op de agenda van de directeur (afspraken maken, vergaderingen organiseren, reservering ruimtes, facilitaire voorzieningen, ontvangen bezoekers e.d.);
• Je zorgt dat de directeur alle benodigde informatie voor vergaderingen beschikbaar heeft (verzamelen annotaties, vergaderstukken opvragen en in iBabs plaatsen);
• Je bent in algemene zin aanspreekpunt voor interne en externe collega's (vraagbaak, ondertekening documenten door directeur e.d.);
• Je bent, indien nodig, achtervang van andere managementondersteuners.
De volgende taken vallen onder jouw verantwoordelijkheid als secretaris van het MT:
• Je maakt een voorstel voor de agenda van de vergadering en stemt deze af met de directeur en je afdelingshoofd;
• Je completeert vergaderstukken en trekt tijdig aan de bel als zaken ontbreken;
• Je notuleert bij vergadering van het MT, formuleert besluitenlijsten en bewaakt de voortgang en de afdoening van de gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Je verzorgt de facilitaire voorzieningen voor de vergadering (zaal, catering en waar nodig aanmelding van gasten).