Managementondersteuner bij de directie Protocol en Gastlandzaken

  • Den Haag
  • MBO - 4
  • 36 uur
  • €2.734 - €3.529 (bruto)
  • Administratief / secretarieel
  • Solliciteer voor 27 mei 2024 Nog 5 dagen
  • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Kenmerk: 1800, Plaatsingsdatum: 8 mei 2024

De tijd vliegt als je leuk werk doet! Van agendaplanning, contact met ambassades tot het organiseren van conferenties. Als managementondersteuner / coördinator bij de directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) ben je verantwoordelijk voor het aansturen van het secretariaat van de directie. Samen met je collega’s draag je zorg voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning. Het kloppend hart van de directie dus!

Wat ga je doen?

Je komt te werken in een omgeving met interessante en actuele onderwerpen. Belangrijke zaken die spelen in de gemeente Den Haag of elders in Nederland waarover je kunt lezen in de krant heb jij al voorbij zien komen. Je hebt veelvuldig contact met buitenlandse ambassades die je informeert of toelichting geeft over in behandeling zijnde zaken, maar ook bijvoorbeeld met de politie of met collega’s van andere directies en ministeries.

Als coördinator stuur jij het secretariaat aan, bestaande uit twee andere medewerkers. Je ontzorgt het managementteam door secretariële en administratieve taken op te pakken, zowel zelfstandig als in nauwe samenwerking met je collega’s. Je signaleert knelpunten, uitdagingen en kansen, en maakt deze bespreekbaar. Daarnaast houd je je bezig met secretariële taken zoals het beheren van de gezamenlijke mailboxen en agenda’s, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten. Ook ontvang je in deze functie regelmatig (hooggeplaatste) bezoekers, organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen en verzorg je de verslaglegging hiervan. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken.

Het betreft een fulltime functie (36 uur) maar 32 uur per week is bespreekbaar. Een dag thuis werken hoort tot de mogelijkheden, in overleg met de andere collega’s.

Een dag uit het leven van Managementondersteuner:
’s Ochtends ontvang ik een bericht van de directeur die me vraagt met spoed een zaal te regelen want ze zal een Ambassadeur ontvangen. Aangezien het de laatste tijd een uitdaging is om een vergaderzaal te vinden, ga ik meteen aan de slag. Daarna meld ik de Ambassadeur en de auto aan bij de VIP. Geregeld! Op naar het Management Team overleg. Na het overleg werk ik de notulen uit en stuur ik deze rond.

Ruim op tijd loop ik naar de VIP hal om de Ambassadeur te ontvangen. Een vriendelijk praatje is altijd welkom bij Ambassadeurs. Ze zijn vaak blij als ze je zien, wetende dat ze in goede handen zijn.

Nu even lekker een kop koffie halen en dan, samen met mijn collega, behandelen we de ingekomen berichten in de dienstpostbus. DPG ontvangt uit diverse hoeken e-mails en vragen over uiteenlopende onderwerpen, zoals gelukwensen voor de Koning, aanvragen van wapenvergunningen, hulp bij belastingaanvragen, ontvangen verkeersboetes etc.

Rond het middaguur hebben we een directie-brede staf met lunch en worden onderwerpen besproken die van belang zijn voor de medewerkers. Ook is er ruimte voor leuke nieuwtjes en verjaardagen. In de middag boek ik een dienstreis naar Brussel voor de directeur en zoek ik alvast welke vertrek- en aankomsttijden passen in het schema. De vertrektijden komen in haar agenda te staan en t.z.t. wordt dienstvervoer aangevraagd. Na het verwerken van de post en nogmaals van de mailbox is het tijd om af te sluiten. Morgen weer een andere dag!

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Protocol en Gastlandzaken zorgt dat buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders en diplomaten een duidelijk aanspreekpunt hebben voor al hun vragen. Wij combineren expertise en gastvrijheid waardoor wij zichtbaar bijdragen aan de internationale reputatie van Nederland.

Je komt als managementondersteuner in teamverband met twee andere bekwame secretaresses te werken voor de directeur en coordineert andere taken binnen de afdeling. De sfeer is prettig en collegiaal. Er wordt hard en zelfstandig gewerkt, maar we helpen elkaar graag waar nodig. We werken voornamelijk op kantoor, maar in overleg is het zeker mogelijk om af en toe een dag thuis te werken.

Bij de directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) werken ongeveer 60 medewerkers, verdeeld over drie afdelingen: Nederland Gastland (DPG/NG), Bezoeken en Evenementen (DPG/BE) en het Conferentiebureau (DPG/CB). Samen met de ambassadeur voor internationale organisaties (AMIO) zijn wij verantwoordelijk voor de uitvoering van het kabinetsbeleid op het gebied van “Nederland Gastland”. Nederland is gastland voor 110 diplomatieke missies en 38 Internationale Organisaties, waaronder ook de hoven en tribunalen.

De afdeling DPG/NG (Nederland Gastland) is verantwoordelijk voor het gastlandbeleid voor alle in Nederland gevestigde ambassades en Internationale Organisaties. Daarbij gaat het vooral om de uitvoering m.b.t. de Weense verdragen (van toepassing op alle ambassades in Nederland) en de zetelverdragen met Internationale Organisaties. Hieronder valt o.m. de (basis)registratie van diplomaten en internationale functionarissen (het zgn. PROBAS), het toezicht op de correcte naleving van privileges en immuniteiten en het afhandelen van incidenten met personen met diplomatieke immuniteit. Als DPG/NG staan we midden in de actualiteit en spelen we een belangrijke rol richting ambassades en Internationale Organisaties om veelal urgente veiligheidsissues in breedste zin aan te pakken. Daarnaast verzorgen wij het relatiebeheer met de in Nederland gevestigde ambassades en Internationale Organisaties en de werving van nieuwe Internationale Organisaties. DPG/NG is een afdeling waar het recht dagelijks moet worden getoetst aan de praktijk, waar nieuwe situaties vragen om uitleg, overleg en praktische toepasbaarheid.

De afdeling DPG/BE (Bezoeken en Evenementen) geeft invulling aan het gastheerschap van Nederland voor bezoekende buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders en delegaties (Ministers en staatshoofden niveau). Dit team organiseert en begeleidt jaarlijks een groot aantal inkomende werkbezoeken, officiële bezoeken en staatsbezoeken, adviseert over protocollaire aspecten bij grote evenementen en faciliteert diverse ontvangsten waarbij het Corps Diplomatique is uitgenodigd, w.o. Prinsjesdag. Daarnaast begeleiden zij het proces rond accreditatie en vertrek van (buitenlandse) ambassadeurs en rond de toekenning van onderscheidingen. Allemaal zaken met een hoog profiel en groot belang voor de bilaterale relaties.

Tot slot verzorgt DPG/CB (Conferentiebureau) namens Buitenlandse Zaken grootschalige en hoogwaardige internationale conferenties. Te denken valt aan de jaarlijkse ambassadeursconferentie en de NAVO-top in 2025.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Hans Akerboom, plaatsvervangend directeur

+31 6 25725331

Shirley Goeders, coordinator secretariaat DPG

+31 6 52649919

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Contractmanager Huisvesting

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 1 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Beleidsmedewerker economische samenwerking en handel

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 2 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

AVG Coördinator

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 27 mei
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd