De tijd vliegt als je leuk werk doet! Van agendaplanning, contact met ambassades tot het organiseren van conferenties. Als managementondersteuner / coördinator bij de directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) ben je verantwoordelijk voor het aansturen van het secretariaat van de directie. Samen met je collega’s draag je zorg voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning. Het kloppend hart van de directie dus!

Wat ga je doen?

Je komt te werken in een omgeving met interessante en actuele onderwerpen. Belangrijke zaken die spelen in de gemeente Den Haag of elders in Nederland waarover je kunt lezen in de krant heb jij al voorbij zien komen. Je hebt veelvuldig contact met buitenlandse ambassades die je informeert of toelichting geeft over in behandeling zijnde zaken, maar ook bijvoorbeeld met de politie of met collega’s van andere directies en ministeries.

Als coördinator stuur jij het secretariaat aan, bestaande uit twee andere medewerkers. Je ontzorgt het managementteam door secretariële en administratieve taken op te pakken, zowel zelfstandig als in nauwe samenwerking met je collega’s. Je signaleert knelpunten, uitdagingen en kansen, en maakt deze bespreekbaar. Daarnaast houd je je bezig met secretariële taken zoals het beheren van de gezamenlijke mailboxen en agenda’s, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten. Ook ontvang je in deze functie regelmatig (hooggeplaatste) bezoekers, organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen en verzorg je de verslaglegging hiervan. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken.

Het betreft een fulltime functie (36 uur) maar 32 uur per week is bespreekbaar. Een dag thuis werken hoort tot de mogelijkheden, in overleg met de andere collega’s.

Een dag uit het leven van Managementondersteuner:
’s Ochtends ontvang ik een bericht van de directeur die me vraagt met spoed een zaal te regelen want ze zal een Ambassadeur ontvangen. Aangezien het de laatste tijd een uitdaging is om een vergaderzaal te vinden, ga ik meteen aan de slag. Daarna meld ik de Ambassadeur en de auto aan bij de VIP. Geregeld! Op naar het Management Team overleg. Na het overleg werk ik de notulen uit en stuur ik deze rond.

Ruim op tijd loop ik naar de VIP hal om de Ambassadeur te ontvangen. Een vriendelijk praatje is altijd welkom bij Ambassadeurs. Ze zijn vaak blij als ze je zien, wetende dat ze in goede handen zijn.

Nu even lekker een kop koffie halen en dan, samen met mijn collega, behandelen we de ingekomen berichten in de dienstpostbus. DPG ontvangt uit diverse hoeken e-mails en vragen over uiteenlopende onderwerpen, zoals gelukwensen voor de Koning, aanvragen van wapenvergunningen, hulp bij belastingaanvragen, ontvangen verkeersboetes etc.

Rond het middaguur hebben we een directie-brede staf met lunch en worden onderwerpen besproken die van belang zijn voor de medewerkers. Ook is er ruimte voor leuke nieuwtjes en verjaardagen. In de middag boek ik een dienstreis naar Brussel voor de directeur en zoek ik alvast welke vertrek- en aankomsttijden passen in het schema. De vertrektijden komen in haar agenda te staan en t.z.t. wordt dienstvervoer aangevraagd. Na het verwerken van de post en nogmaals van de mailbox is het tijd om af te sluiten. Morgen weer een andere dag!