Wat ga je doen als managementondersteuner?
“Geen dag is hetzelfde en dat is juist wat het zo leuk maakt! Ieder heeft zijn eigen expertise. En het MT en medewerkers zaken uit handen nemen, zodat zij zich kunnen richten op de inhoud, is mijn expertise!” – Nicole Verhoeven, managementondersteuner DICIO.
Samen met zes andere managementondersteuners ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het managementteam en de medewerkers van de directie Informatiebeleid; een jonge en dynamische directie. Samen met je collega’s vorm je een flexibel en collegiaal secretariaat, waar jullie elkaar waar nodig helpen en vervangen. Als managementondersteuner heb je na de inwerkperiode deels de ruimte om vanuit huis te werken. Op het secretariaat van DICIO is het de bedoeling dat je in ieder geval twee dagen per week op kantoor werkt. Welke dagen jij op kantoor werkt en welke dagen je thuis werkt zijn afhankelijk van het rooster en stem je af met je collega-managementondersteuners.
Je beheert de agenda's van MT-leden, je beantwoordt de telefoon, handelt mails en post af, vangt bezoekers op, organiseert overleggen en verzamelt en ordent vergaderstukken. Daarnaast bewaak je de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en zet je aangeleverde stukken netjes in het juiste format. Maar ook voor zaalreserveringen, cateringaanvragen en het aanmelden van bezoekers wordt jouw hulp ingeschakeld. Je volgt de juiste procedures op en draagt zorg voor een overzichtelijke uniforme registratie en archivering van dossiers in ons documentregistratiesysteem Marjolein. Je registreert ziek- en betermeldingen in P-Direkt. Kortom: je bent een onmisbare schakel binnen de directie!
Hoe ziet het inwerkprogramma eruit?
Als nieuwe collega kun je rekenen op een goed inwerktraject waarbij je kennismaakt met onze organisatie en je collega’s. Hoe de processen werken leer je in de praktijk van je mede-collega’s. Binnen de directie krijgt iedere nieuwe medewerker een buddy die voor je klaar staat om je antwoord te geven op al je vragen.
Functie-eisen
- Je hebt een secretariële opleiding afgerond;
- Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
- Je beheerst de Microsoft-applicaties uitstekend en hebt nieuwe applicaties snel onder de knie;
- Je beheerst de Nederlandse taal, zowel in woord als schriftelijk, uitstekend.
Het tempo binnen de directie ligt soms hoog. Je weet hier op in te spelen, je biedt uit jezelf hulp aan als je ziet dat medewerkers dit kunnen gebruiken, je stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang en je bent creatief in het vinden van oplossingen. Jij bent iemand die flexibel en proactief is, die zich staande weet te houden in een soms hectische omgeving en die het leuk vindt het MT en de medewerkers zoveel mogelijk te ontzorgen.
Jouw persoonlijkheid vinden we net zo belangrijk. Je bent enthousiast en resultaatgericht. Je bent kritisch, maar ook enthousiast, initiatiefrijk en sterk gericht op samenwerking. Je hebt een goede dosis relativeringsvermogen en humor. Binnen de directie vinden we resultaatgerichtheid, verbindend vermogen en wendbaarheid van groot belang.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De directie Informatiebeleid/CIO (DICIO) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) werkt aan helder, eenduidig en samenhangend VWS-breed beleid voor informatievoorziening in, voor en met de zorg. Dit betekent dat de directie met het veld zorgt dat burgers en zorgverleners over de juiste data kunnen beschikken om samen de juiste medische beslissingen te nemen en te werken aan preventie. Daar wordt de zorg beter van. Zorgverleners kunnen dan fijner werken en patiënten ontvangen betere zorg: zelf als het kan, thuis als het kan, digitaal als het kan.
Dit draagt bij aan de realisatie van de VWS-beleidsdoelstellingen die zijn gericht op een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Nu en in de toekomst.
Je maakt deel uit van het hechte en professionele team iStaf, waar we naast hard werken ook met elkaar kunnen lachen. Het team bestaat uit een mooie mix van jong en oud en diverse achtergronden. iStaf houdt zich bezig met communicatie, juridisch en financieel advies, bedrijfsvoering en secretariële ondersteuning. We zijn een belangrijk team binnen de directie, wij zorgen ervoor dat de basis op orde is en we staan het MT en de beleidsteams met raad en daad bij. We zijn gedreven, energiek, betrouwbaar, kundig en flexibel. Je krijgt binnen iStaf de ruimte om jezelf te zijn en om jezelf te ontwikkelen. Nieuwsgierig naar het werkveld van de directie Informatiebeleid? Ontdek het op www.datavoorgezondheid.nl!
Bijzonderheden
- Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel of mail gerust met Nicole Verhoeven, managementondersteuner, via 0625464703 of [email protected];
- Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
- Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.