Ben jij een professional in het organiseren, plannen en het managen van managers/ afdeling? Wij zoeken een gedreven Managementondersteuner. Zoek je een baan vol dynamiek met gezellige collega’s? Lees dan snel verder!

Het management team van de directie Ruimtelijke Informatie zoekt een nieuwe managementondersteuner. Je vindt het leuk om hun werk zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het agendabeheer is een belangrijk onderdeel van je werk. Je zorgt er voor dat er geen omkijken is naar de agenda’s en dat elke dag de benodigde stukken in iBabs staan (ook al moet je soms daarvoor mensen achter de broek aan zitten). Je organiseert vergaderingen, verzendt uitnodigingen en zorgt voor de reservering van vergaderruimtes en eventueel catering. Indien nodig haal je bezoekers op. Ook ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, je schat in hoe belangrijk en urgent de mail is. En als er zich een knelpunt voordoet, trek je tijdig aan de bel. Je bent integer en je weet vertrouwelijk te handelen.

Naast deze secretariële taken heb je ook een aantal administratieve werkzaamheden. Voor nieuwe medewerkers vraag je e-mailaccounts, laptops en telefoons aan. Je registreert ziek- en betermeldingen in onze systemen. Samen met je secretariaat collega’s zorg je voor een goedlopend secretariaat waarbij jullie elkaar vervangen als dat nodig is. Je bent zichtbaar en benaderbaar voor de medewerkers en je bouwt makkelijk je netwerk op binnen de directie. Daarom ben je ten minste drie dagen per week op kantoor.

Kortom, jij bent samen met je collega’s hét aanspreekpunt voor alle secretariële en administratieve zaken van de afdeling en de ontzorgen van het managementteam.

Wij bieden je een plek in een gezellig en professioneel secretariaat. Collegialiteit staat centraal. We werken binnen een directie waar hard wordt gewerkt maar waar werkplezier net zo belangrijk is. Je komt te werken in een prettige werkomgeving waarin alle ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling. Klinkt dit als muziek in jouw oren dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.

We vragen je om in je motivatiebrief in te gaan op de volgende vragen:

1. Wat zijn je ervaringen met complex agendabeheer en wat spreekt je hierin aan?
2. Wat zoek je binnen je nieuwe werkplek en wat beng jij naar ons team?
3. Hoe zou je jouw communicatiestijl omschrijven? Kan je een voorbeeld geven?

Inschaling is afhankelijk van werkervaring en opleidingsniveau.

• Je hebt mbo werk- en denkniveau en werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur bij een ministerie of (semi) overheid.
• Je hebt ervaring met agenda en mailbox beheer.
• Je weet hoe de windows-gestuurde programma’s van Microsoft Office werken.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je werkt gestructureerd en zelfstandig.
• Bij voorkeur ben je bekend met iBabs, Digidoc, meetingselect en andere interne kantoorsystemen, maar dit is geen vereiste.
• Initiatief nemen voor het managen van de manager en afdeling

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.