Ben jij een kei in agendabeheer, weet jij hoe bestuurlijke processen lopen en draai jij je hand niet om voor last-minute wijzigingen? Als managementondersteuner ben je de sterke kracht achter de schermen die zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt het management op een professionele en integere wijze en zorgt voor een sterke verbinding tussen interne en externe relaties. Klinkt dit als muziek in de oren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Het managementteam van de directie Ruimtelijk Beleid zoekt een gedreven managementondersteuner die zorgt dat het werk soepel verloopt. Jij wordt gekoppeld aan één van de MT leden en neemt het agendabeheer voor je rekening, zodat het MT lid zich volledig kan richten op de inhoud en de benodigde stukken altijd tijdig in iBabs staan. Ook organiseer je vergaderingen, verstuur je uitnodigingen en regel je vergaderruimtes en catering. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, waarbij je inschat wat belangrijk en urgent is. Je trekt tijdig aan de bel bij knelpunten. Integriteit en vertrouwelijkheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Naast deze secretariële taken voer je diverse administratieve werkzaamheden uit: je vraagt e-mailaccounts, laptops, telefoons en de nodige autorisaties voor alle systemen waar wij mee werken aan voor nieuwe medewerkers, registreert ziek- en betermeldingen, en verstuurt opdrachtmails naar externe partijen. Samen met je collega’s op het secretariaat zorg je voor een goed functionerend secretariaat en vervang je elkaar waar nodig. Je bent zichtbaar, benaderbaar en bouwt gemakkelijk een netwerk op binnen de directie. Daarom vragen we je om minimaal twee dagen per week op kantoor aanwezig te zijn.

Mensen omschrijven jou als zorgvuldig en secuur. Je ziet namelijk niet snel iets over het hoofd en je hebt oog voor detail. Jij neemt verantwoordelijkheid over je werk en bent proactief. Dat betekent dat je gewend bent om zelfstandig aan de slag te gaan en om je eigen ´toko´ te runnen. Daarbij verlies je de samenwerking met collega’s niet uit het oog. Jouw organisatietalent is sterk aanwezig, zodat je het stafteam goed kunt ondersteunen. Ook weet je wat er speelt op onze werkvloer en ga je uitdagingen niet uit de weg. Je verzamelt de nodige informatie om op eigen initiatief tot goede oplossingen en verbetervoorstellen te komen.

Je kunt goed omgaan met de druk die soms bij het werk komt kijken. Je laat je niet snel uit het veld slaan en zet een tandje bij als dat nodig is. Ook weet je prioriteiten te stellen in je werkzaamheden, zelfs onder druk. In plaats van problemen te zien, zoek jij graag naar oplossingen. Verder kun jij gemakkelijk het overzicht bewaren in de diverse werkzaamheden die op jouw bordje liggen. Het is voor jou geen enkel probleem om verschillende werkzaamheden door elkaar heen uit te voeren. Die afwisseling vind je juist prettig!

Wat bieden wij?

• Een plek binnen een gezellig en professioneel directiesecretariaat van 4 personen, waar collegialiteit centraal staat.
• Een werkomgeving waarin hard werken en werkplezier ( denk aan afdelingsuitjes, directie uitjes, borrels enz.) hand in hand gaan.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en een prettige werksfeer.

Klinkt dit als muziek in jouw oren? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren!

Jouw motivatiebrief

Graag ontvangen we in jouw motivatiebrief een antwoord op de volgende vragen:

1. Wat zijn je ervaringen met complex agendabeheer en wat spreekt je hierin aan?
2. Wat zoek je binnen je nieuwe werkplek en wat breng jij mee naar ons team?
3. Hoe zou je jouw communicatiestijl omschrijven? Kun je een voorbeeld geven?

Wat vragen wij?

• MBO werk- en denkniveau met ervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen een ministerie of (semi)overheid.
• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer.
• Goede kennis van Windows en Microsoft Office-programma’s.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke planning- en organisatievaardigheden.
• Gestructureerde en zelfstandige werkhouding.
• Bij voorkeur bekend met iBabs, Digidoc, Meetingselect en andere interne kantoorsystemen (geen vereiste).
• Proactief en initiatiefrijk in het managen van managers en de afdeling.

Inschaling is afhankelijk van je werkervaring en opleidingsniveau.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.