Ervoor zorgen dat de managers van de afdeling ICM (Inkoop en Contractmanagement) van de directie Transacties en Projecten van het Rijksvastgoedbedrijf hun volle aandacht kunnen richten op hen uiteenlopende takenpakket; een grote renovatie van een overheidsgebouw, de inkoop- en contractmanagement van deze processen en alle ICM expertise die daar bij komt kijken. Want in jouw Als managementondersteuner ontzorg jij in jouw coördinerende rol hen op administratief en secretarieel gebied:

• Je verzorgt ondersteuning op administratief en secretarieel gebied, denk aan planning van agenda’s en organiseren van vergaderingen zowel live als digitaal.
• Je notuleert wekelijks het MT overleg; je bereidt deze voor, je werkt het verslag uit en zorgt ervoor dat de notulen op de juiste plek terecht komen,
• Je werkt samen – onder meer- vanuit je rol als coördinator van ICM) met andere secretariaten binnen het bedrijfsbureau. Je weet wat er breed op de afdeling, binnen het secretariaat en het Bedrijfsbureau gebeurt, beheert informatie daarover en acteert waar dat nodig is.
• Je bent contactpersoon voor ICT (aan)vragen, HR, inkoop en facilitaire werkzaamheden voor de hele directie.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor managers en denkt waar nodig met hen mee. Je bent de vaste ondersteuner van het hoofd van de afdeling en van meerdere managers.

Als managementondersteuner ben je de spin-in-het-web en weet je wat er in de afdeling van de managers en je eigen afdeling speelt. Je eigen afdeling is hier het bedrijfsbureau van de directie Transacties en Projecten. Is er bijv. iemand langdurig ziek of iemand heeft privé wat leuks meegemaakt dan regel jij een bloemetje of presentje. Voor de medewerkers heb je een vertrouwd luisterend oor. Signaleer je dat iemand het moeilijk heeft of ergens mee zit? Dan breng je dat onder de aandacht van de manager. Van alle managers die je ondersteund ken je hun wensen, zoals; hoeveel voorbereidingstijd ze nodig hebben voor een vergadering en of je gesprekken kort na elkaar kunt plannen. Ook heb je aan globale aanwijzingen genoeg om eventueel hun mail af te handelen. Uiteraard is de gevoelige informatie die je ontvangt bij jou in vertrouwde handen. Voor de managers breng je rust, structuur en overzicht in de drukke agenda en waan van alledag. Ook is er ruimte om jezelf te blijven ontwikkelen maar ook om mee te helpen met bepaalde externe bijeenkomsten, afdelingsuitjes en events. Dit maakt de functie extra leuk en afwisselend.

Kortom: in deze super gevarieerde job ben je samen met je collega’s een belangrijke schakel tussen de managers, de afdelingen en alle medewerkers van de afdeling en directie!

Enthousiast geworden? Reageer direct! Kennismaking kan wat ons betreft snel plaats vinden. Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Leonore Elias, hoofd bedrijfsbureau via 06-11692131 of met Chris van der Sloot, adviseur werving en selectie via 06-40683652. Zij staan je graag te woord.

• Je hebt minimaal mbo-niveau en liefst een diploma richting managementondersteuner (andere richtingen zijn bespreekbaar).
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring als managementondersteuner en bij voorkeur kennis van werken bij de overheid. (pré)
• Je werkt super accuraat, bent proactief en energiek, neemt initiatief en denkt mee én vooruit
• In alle drukte weet jij het overzicht te bewaren en structuur aan te brengen. Ook heb je kennis en ervaring met verslaglegging van vergaderingen.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office, spreekt en schrijft goed Nederlands en hebt goede sociale vaardigheden.
• Je hebt snel inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen een organisatie.
• Je kunt zowel goed zelfstandig werken als samen met managers en directe collega’s in een secretariaat en ziet snel welke zaken prioriteit hebben.

• De sollicitatiegesprekken vinden zo snel mogelijk plaats in Den Haag. Het kan daarom voorkomen dat er al gesprekken worden gepland voor het sluiten van de reactiedatum.
• Je kan uiterlijk begin december starten in deze functie bij het Rijksvastgoedbedrijf.
• Voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf vragen we je om een VOG te overleggen. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto’s beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we hybride; onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Ga er hierbij vanuit dat zeker 50% van je werkzaamheden op kantoor plaatsvinden. Het kan ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
• Een proeftijd kan onderdeel zijn van de startperiode.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.