Als managementondersteuner van de afdeling bedrijfsvoering ben jij ‘de spin in het web’ die zorgt dat alles op rolletjes loopt. Binnen de afdeling bedrijfsvoering vallen de facilitaire teams, HR, communicatie en beveiliging. Jij gaat het afdelingshoofd en de leidinggevenden ondersteunen. Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuner van deze afdeling. Concreet houdt dit het volgende in:
- Je ondersteunt in bedrijfsvoerings- en administratieve processen. Denk aan bestellingen, facilitaire verzoeken, IT zaken aanvragen en financiële taken.
- Je werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan de managementondersteuners van de andere afdelingen, team P&O, team ondersteuning en veiligheid en IT.
- Je ondersteunt de evenementencoördinator en bent haar achtervang in geval van afwezigheid.
- Je denkt proactief mee en bewaakt de voortgang. Je signaleert behoeften, ziet kansen om efficiënter te werken en zorgt dat acties en deadlines in zicht blijven.
- Je beheert agenda’s van het afdelingshoofd en een aantal managers. Je plant afspraken slim in en handelt telefoontjes en e-mails vlot en vriendelijk af.
- Je organiseert overleggen, bijeenkomsten en afspraken van begin tot eind. Van uitnodigingen, locaties, ontvangen van gasten en indien nodig de verslaglegging/documentatie.
Belinda Verhage, hoofd stafdienst