Ben jij een kei in het verzorgen van secretariële ondersteuning, maar kun en wil je ook meer dan dat? Werk je graag zelfstandig en zoek je een gevarieerde baan? Kom dan werken bij het PBL!
Als onze nieuwe managementondersteuner ben je de steun en toeverlaat van je manager en de spin in het web van de sector (afdeling). Je speelt een verbindende rol, ontzorgt je manager en bent een natuurlijk aanspreekpunt. Je weet wat er speelt, anticipeert en hebt geen aansporing nodig om te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Je werkt voor een van de sectoren binnen het PBL. Samen met de andere managementondersteuners (12 collega’s binnen de gehele organisatie) vorm je tegelijkertijd ook een team. Jullie vervangen elkaar bij vakanties en ziekte en werken makkelijk samen, bijvoorbeeld bij evenementen of in drukke periodes.
Je taken zijn gevarieerd en geven veel ruimte voor eigen inbreng:
- Je beheert de agenda van het sectorhoofd en plant allerlei afspraken, dienstreizen en overleggen (en notuleert daar soms ook bij).
- Waar mogelijk ondersteun je bij (de voorbereiding van) het werk van je manager, onder meer door te zorgen dat stukken compleet zijn (evt. in iBabs) en dat overlegagenda’s zijn opgesteld en gedeeld.
- Je biedt ondersteuning bij de financiële administratie van de sector, zoals het maken van ‘flitsopdrachten’, het invoeren van inkoopplannen in SAP en het afhandelen van declaraties.
- Je helpt mee bij het organiseren van evenementen.
- Je zorgt voor een goede afhandeling van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, email en post), ook in de mailbox van je manager.
- Ten slotte bied je algemene (administratieve) ondersteuning en ben je vraagbaak voor de collega’s uit jouw sector.