Als managementondersteuner werk je binnen de afdeling Bedrijfsvoering, maar je gaat vooral ook team overstijgend aan de slag. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor veel praktische en organisatorische zaken en zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit.
Je komt terecht in een dynamische omgeving waar veel tegelijkertijd gebeurt en waar jij het verschil maakt door vooruit te plannen en de juiste mensen tijdig met elkaar te verbinden. Geen dag is hetzelfde; je schakelt moeiteloos tussen verschillende rollen: van regelaar tot luisterend oor, van organisator tot stille kracht achter de schermen. Kortom, jij bent onmisbaar voor de organisatie en zorgt ervoor dat alles achter de schermen perfect geregeld is. Dit doe je samen met je collega-managementondersteuners van andere afdelingen, waarbij jullie als team de ondersteuning van het arrondissementsparket optimaal vormgeven
Jouw belangrijkste taken:

• Verzorgen van secretariële ondersteuning voor de leidinggevenden (agenda, planning, notuleren).
• Coördineren en plannen van overleggen, bijeenkomsten en vergaderingen, en het opvolgen van de daaruit voortvloeiende acties.
• Bewaken van voortgang en deadlines, prioriteren en proactief signaleren en adviseren bij knelpunten.
• Uitzetten en afwikkelen van mail en het bieden van administratieve ondersteuning op personeelsgebied.
• Regelen van praktische zaken, zoals het ontvangen van bezoekers en het verzorgen van een vlekkeloze start voor nieuwe collega’s.
• Fungeren als aanspreekpunt voor collega’s binnen de afdelingen en actief schakelen met andere managementondersteuners binnen het parket.

Jij bent iemand die stevig in de schoenen staat en brede ervaring heeft in het bieden van ondersteuning op verschillende niveaus. Je ziet direct wat er nodig is en schakelt moeiteloos, zelfs in hectische situaties. Je houdt van structuur, hebt een scherp oog voor prioriteiten en bewaakt de voortgang, hoe druk het ook is. Jij anticipeert snel en komt in actie, ook als de omstandigheden veranderen of nieuwe uitdagingen zich aandienen.
Met jouw gevoel voor verhoudingen weet je precies wanneer je moet meebewegen en wanneer je moet doorpakken. Je weet een goede balans te vinden tussen dienstverlenend en assertief optreden en spreekt anderen op een tactvolle manier aan op hun verantwoordelijkheden. Flexibiliteit, coördineren en luisteren gaan je van nature goed af en je begrijpt de belangen van zowel het management als de medewerkers. Samenwerken gaat jou makkelijk af, je bent betrouwbaar en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Functie-eisen:

• Je hebt minimaal een mbo-4 diploma.
• Je hebt 2 tot 5 jaar ervaring als managementondersteuner of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt goede digitale vaardigheden en werkt moeiteloos met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, i-babs is een pré).
• Je bent vloeiend in de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Verder herken je je in de volgende competenties:

• Aanpassingsvermogen – Je schakelt snel tussen taken en werkzaamheden wanneer de situatie daarom vraagt. Het meebewegen met veranderingen in processen, planning of aanpak gaat je gemakkelijk af. Je past je snel en soepel aan veranderende taken, instructies of omstandigheden aan en blijft effectief functioneren in de dagelijkse praktijk.
• Plannen en organiseren – Je zorgt voor een efficiënte planning, stelt prioriteiten, schat tijd en middelen realistisch in en stemt af met betrokkenen.
• Samenwerken – Je werkt actief en constructief samen met collega’s aan gezamenlijke doelen. Je deelt kennis en ideeën, biedt ondersteuning en verbindt belangen. Daarbij houd je rekening met onderlinge relaties en zorg je voor een heldere overdracht naar collega-managementondersteuners, zodat het werk soepel doorloopt.
• Initiatiefrijk – Je neemt uit eigen beweging initiatief en zoekt actief naar kansen om processen te verbeteren of te vernieuwen. Je signaleert verbeterpunten en komt met concrete voorstellen.
• Communicatief vaardig – Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk helder en correct. Daarbij stem je je communicatiestijl af op de gesprekspartner en de situatie.
  

• Inschaling in schaal 6 CAO Rijk (minimaal € 2.866,04 en € 3.564,01 maximaal bruto bij een 36-urige werkweek).
• Het betreft een functie voor 32-36 uur waarvan woensdag een vaste werkdag is.
• De werklocatie is Haarlem. Hybride werken is mogelijk op termijn en in overleg.
• De functie heeft een contractduur van één jaar. Bij goed en volledig functioneren wordt dit omgezet naar een vast dienstverband. Beschik je over een vaste aanstelling binnen de Rijksoverheid, dan nemen wij deze vaste aanstelling over.
• De beoogde stardatum is 1 juli 2026.
• De procedure bestaat uit twee selectiegesprekken. Het eerste gesprek vindt plaats op 11 mei in Haarlem, het tweede op 13 mei eveneens in Haarlem. We vragen je hier rekening mee te houden bij je sollicitatie.
• Bij een positief verloop van de procedure vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats op 20 mei.
• Het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de procedure.
• Het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is noodzakelijk.
• Bij voldoende geschikte sollicitaties behouden wij ons het recht voor om de vacature vóór de vermelde sluitingsdatum te sluiten.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Tot slot
We bieden iedere kandidaat een eerlijke kans. Daarom beoordelen we je sollicitatie op basis van de functie-eisen en competenties uit de vacature. Help ons daarbij door in je motivatiebrief concreet te laten zien hoe jij de competenties toepast, bij voorkeur met voorbeelden uit je eigen ervaring. Schrijf je brief zoveel mogelijk in je eigen woorden. Zo krijgen we het beste beeld van wie jij bent.

Meer informatie
Wil je meer weten? Dan kun je contact opnemen met Antoinette Dorresteijn (Directeur Bedrijfsvoering) via e-mail [email protected] of 06-25745744 of met Astrid Tamis (Operationeel Manager) via e-mail [email protected] of 06-53671098.
Voor vragen over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Eefje van Kasteren (Senior Recruitment Adviseur) via telefoonnummer 06-31134319 of via e-mail [email protected].

Sollicitatiewijze
Je kan je sollicitatiebrief en cv uploaden tot en met 5 mei 2026 o.v.v. vacaturenummer OM-xxxx via de knop solliciteer hieronder.