Als managementondersteuner bied je brede, praktische ondersteuning aan de parketleiding, afdelingshoofden en de teamleiders. Je beheert agenda’s en mailboxen, organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten, verzorgt administratieve en personele werkzaamheden en houdt documentatie en afspraken zorgvuldig bij. Daarnaast ben je een aanspreekpunt voor praktische zaken, zoals bezoekers, faciliteiten en digitale vergaderingen, en pak je waar nodig ad-hoc verzoeken op. De werkzaamheden op een rij:
- Je beheert de agenda van het MT-lid en de parketleiding, maakt afspraken, bewaakt de voortgang, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning;
- Je organiseert vergaderingen, (bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten en zorgt voor tijdige aanlevering van stukken;
- Bij vergaderingen/ bijeenkomsten verzorg je de verslaglegging door middel van een en/of actiepuntenlijst;
- Je maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij in overleg met het MT-lid of lid van de parketleiding een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
- Je maakt heldere afspraken en komt deze na;
- Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers in de IT systemen en applicaties van het OM de juiste autorisaties hebben en/of zorgt voor benodigde wijzigingen hierin;
- Je reserveert externe locaties voor bestuurlijke overleggen en/of heidagen;
- Afstemming met o.a. de bestuurssecretaris over lopende zaken die betrekking hebben op de parketleiding;
- Afstemmen en coördineren van: aanvragen tot bestellingen en mobiele devices.
- Samen met de andere managementondersteuners zorg je er voor dat het secretariaat op rolletjes loopt.