De directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ) zoekt een managementondersteuner ter ondersteuning van de directeur en de afdelingshoofden. Ben jij een kei in organiseren, hou je van afwisseling en verantwoordelijkheid, en wil je een centrale rol spelen? Dan is deze functie iets voor jou!

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner ben jij de rechterhand van de directeur en de afdelingshoofden en zorg je dat alles op rolletjes loopt. Iedere dag is anders maar in hoofdlijnen bestaan je werkzaamheden onder andere uit:

• Agendabeheer en communicatie: Je plant afspraken, beheert agenda’s, beantwoordt telefoon- en mailverkeer en zorgt dat vergaderstukken tijdig en compleet beschikbaar zijn.
• Bedrijfsvoering: Je houdt adressenlijsten bij, begeleidt het onboarding-proces van nieuwe medewerkers, bestelt kantoorartikelen, verzorgt ICT-aanvragen en verwerkt ziek- en betermeldingen.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: Je organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken
• Ondersteuning medewerkers: Collega’s kunnen bij jou terecht met vragen of voor hulp bij diverse applicaties.

Jij als managementondersteuner maakt samen met de juridische ondersteuning deel uit van het Stafbureau van WJZ. Je werkt nauw samen met je collega’s en helpt met juridische ondersteuning bij ziekte, drukte of verlof. Je helpt bij diverse wetgevingsprocedures. Denk hierbij aan: het verzenden van documenten naar de Eerste en Tweede Kamer en het Kabinet van de Koning, en ondersteun je bij de interne stroom van documenten van en naar bewindslieden.

Verder bouw je een groot netwerk op binnen de organisatie en draag je bij aan een hecht en collegiaal team waarin iedereen elkaar ondersteunt.

Werktijden en aanwezigheid

• Gezien de aard van de functie is aanwezigheid op kantoor erg belangrijk en is thuiswerken beperkt mogelijk
• Vrijdag is jouw vaste werkdag

Ben je nieuwsgierig geworden en wil je weten hoe een werkdag eruit ziet of heb je andere vragen? Je kunt op werkdagen appen of bellen naar Dyonne (directiesecretaris) via 06-25 73 56 34.

• je hebt een afgeronde mbo-4 opleiding, het liefst een secretariële opleiding;
• je bent representatief, klantvriendelijk en je kunt goed samenwerken in een team. Een goede relatie opbouwen en onderhouden met je collega’s en directie gaat je goed af;
• je bent goed in plannen, organiseren en voert je taken snel en nauwkeurig uit;
• je bent pro-actief, zet je schouders eronder, toont eigen initiatief, signaleert actief en pakt zaken ook zelf op;
• je hebt een flexibele werkhouding, kunt snel schakelen tussen taken en bent stressbestendig;
• je weet om te gaan met vertrouwelijke personele- en bedrijfsmatige informatie die je tijdens je werk onder ogen krijgt.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.


Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats in week 3 en week 4 op ons kantoor in Den Haag. 
• Als onderdeel van onze selectieprocedure kunnen referenties worden nagebeld.
• Als onderdeel van onze wervingsprocedure kan een social media screening plaatsvinden om een volledig beeld te krijgen van geschiktheid voor de functie, waarbij uitsluitend openbare informatie wordt meegenomen die relevant is voor de functie-uitoefening.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Algemeen:

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.