Hoe jij bijdraagt
Binnen de directie Maritieme Zaken ben jij een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van de directie. Je werkt in een internationale omgeving met veel verschillende contacten, afspraken en belangen.
Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken en acties worden opgevolgd. Daarbij schakel je veel met collega's, MT-leden en externe contacten, ook uit het buitenland. Je ondersteunt de directie bij agendabeheer, de documentenstroom en de organisatie van bijeenkomsten en vergaderingen.
In deze veelzijdige rol krijg je regelmatig te maken met onverwachte wijzigingen. Jij weet dan snel te schakelen, stelt prioriteiten en neemt initiatief om zaken zelfstandig op te lossen. Dankzij jouw nauwkeurigheid, flexibiliteit en proactieve houding blijven werkzaamheden soepel verlopen.
Jouw werkzaamheden
- Je beheert complexe agenda's en biedt organisatorische en logistieke ondersteuning aan MT-leden.
- Je prioriteert afspraken, verwerkt post- en mailverkeer en bewaakt de voortgang van acties.
- Je organiseert (internationale) vergaderingen en bijeenkomsten, waaronder overleggen binnen de International Maritime Organization (IMO) en Centrale Commissie voor de Rijnvaart (CCR).
- Je ondersteunt collega's bij het gebruik van Content Manager (CM) en Travelpoint en draagt bij aan een goede verwerking van de documentenstroom. Je maakt dossiers aan voor commissiedebatten in de Tweede Kamer.
- Je ondersteunt bij complexe afspraken, het boeken van vergaderzalen en het oplossen van onverwachte wijzigingen in planningen.
Je werkt samen met vier andere managementondersteuners in een pool. Samen ondersteunen jullie 1 directeur en 5 MT-leden. Jullie delen kennis, sparren met elkaar en nemen werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is. Flexibiliteit en samenwerken zijn daarbij vanzelfsprekend. Binnen de directie heerst een open sfeer waarin collega's voor elkaar klaarstaan en waar hard werken en werkplezier hand in hand gaan.
Meer weten?
Wil je eerst meer informatie over de vacature voordat je gaat solliciteren? Of wil je inhoudelijk meer weten? Bel of app met Jolanda Op den Brouw, directiesecretaris, via 06 15 35 97 67. Zij staat je graag te woord!
Interesse gewekt? Solliciteer direct!
Hoe solliciteer je? Als onderdeel van het sollicitatieproces vragen wij je om, in plaats van een motivatiebrief te schrijven, de volgende vragen te beantwoorden en mee te sturen. Beantwoord ze kort maar krachtig (maximaal 500 woorden totaal):
- Wat spreekt jou aan in deze rol van management ondersteuner en waarom wil je deze stap maken?
- Beschrijf een situatie waarin je intensief hebt samengewerkt met verschillende collega's of belanghebbenden om een gezamenlijk doel te bereiken. Wat was jouw rol en wat was het resultaat?
- Geef een voorbeeld van een situatie waarin een planning of agenda onverwachts veranderde. Hoe heb je prioriteiten gesteld, welke acties heb je ondernomen en wat was het resultaat?