Word jij de nieuwe managementondersteuner van de teamleiders van de Douaneregio Arnhem(DAR)? Ben jij flexibel, daadkrachtig en nauwkeurig? Denk jij stappen vooruit, ontzorg je en neem je de regie? Ben jij de spin in het web en doet niemand tevergeefs een beroep op je?
Geen dag is hetzelfde in jouw baan als managementondersteuner op het kantoor van de Douane in Arnhem. Daar, maar ook vanuit huis, ondersteun je, samen met twee collega’s, de managers van negen teams, zodat zij hun hun werk goed uit kunnen voeren. 

Dit doe je bij de Douane

In jouw rol van managementondersteuner voer je werkzaamheden uit van zowel administratieve, secretariële als organisatorische aard. De omgeving waarin je je begeeft is dynamisch en je bent in staat snel te schakelen. Je beheert diverse mailboxen van de teamleiders KM. Ook houd je zicht op de planning en de agenda van de teamleiders. Je bereidt de vergaderingen voor, voorziet de leden van de agenda(stukken), notuleert de vergadering en bewaakt de planning én voortgang van de actiepunten. Daarnaast handel je telefoonverkeer en correspondentie af. Denk bij organisatorische aspecten bijvoorbeeld aan het regelen van facilitaire zaken zoals het versturen van uitnodigingen, het vastleggen van zalen of het bestellen van catering.

Jij stelt prioriteiten en voor efficiënt agendabeheer draai jij je hand niet om. Ook het voorraadbeheer, en het bijhouden van de e-mailpostbus en de communities op ConnectPeople behoren tot jouw taken. Daarnaast onderhoud je veel contact met andere secretariaten en met in- en externe secretariaten van stakeholders van de teamleiders van Klantmanagement. Kortom: een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is! 

Aanvullende info

Douane regio Arnhem (DAR) heeft vier werklocaties; Arnhem, Utrecht, Enschede en de Lutte. Regio Arnhem kenmerkt zich door een groot ambtsgebied waarin de medewerkers verdeeld over 15 teams hun werkzaamheden uitvoeren. Naast de werkzaamheden voor de processen klantmanagement en fysiek toezicht is binnen Arnhem de landelijke taak Oorsprongszaken gepositioneerd. Daarnaast voert het regiokantoor het BFC-proces uit voor de kantoren Groningen, Arnhem en Eindhoven. Het kantoor Arnhem telt momenteel ongeveer 350 medewerkers. De kernwaarden van de regio zijn: professionaliteit, resultaatgerichtheid vanuit een samenwerkende houding, duurzaam inzetbaar en integer. Natuurlijk werken wij als regio mee aan de prestatie van Douane Nederland.

Als managementassistent zul je de teamleiders binnen Klantmanagement gaan ondersteunen in het uitvoeren van hun managementtaken.
Het proces klantmanagement richt zich op de handhaving ten aanzien van vergunninghouders (cyclisch toezicht). Belangrijke werkstromen daarbij zijn risicoafweging en risicoafdekking. Administratief toezicht op niet- vergunninghouders maakt ook onderdeel uit van dit proces. Deelprocessen betreffen onder meer: afgifte en beheer van vergunningen, administratieve controle, EDP-audit, behandeling van periodieke aangiften, inning (inclusief zekerheid) en terugbetaling, bezwaar en beroep.

Een bijzondere baan, omdat...

• je in een dynamische omgeving werkt, waar je snel schakelt;
• je werkt op een regionaal kantoor van de Douane;
• je veel afwisselende werkzaamheden hebt. Je dag is nooit saai.  

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"De teamleiders en hun teams ontzorgen in hun administratieve handelingen is wat ik met veel plezier doe. Zij kunnen zo hun energie wenden aan zaken waar zij in uitblinken. Vanuit huis of kantoor kan ik mijn werkzaamheden uitvoeren. Kortom, geen dag in mijn functie is hetzelfde". Mieke, managementassistent. 

Wanneer past deze baan bij je?

• Je  hebt aantoonbaar mbo4 werk- en –denkniveau, opgedaan door opleiding en/of ervaring in een adminstratieve functie 
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Je hebt ervaring in het notuleren van vergaderingen.
• Je hebt voldoende kennis van het werken met Office (met name Excel)
• Je hebt, bij voorkeur, ervaring met Connect People 

Jouw competenties

• voortgangscontrole
• klantgerichtheid
• organisatiesensitiviteit
• plannen en organiseren
• zelfontwikkeling

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op dinsdag 30 september vinden de selectiegesprekken plaats. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.