Als Managementondersteuner ben jij de spil in de ondersteuning van de duale directie binnen de afdeling Algemene Zaken van PI Zwolle, onderdeel van de Dienst Justitiële Inrichtingen. Je ondersteunt twee directeuren die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van de Penitentiaire Inrichting (PI) Zwolle.

Je biedt organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning en krijgt veel zelfstandigheid in je werk. De directie rekent op jouw vaardigheden en proactieve houding. Je bent digitaal zeer vaardig en haalt energie uit het ontzorgen van je leidinggevenden. Als managementondersteuner ben je bovendien vraagbaak en ben je je altijd bewust van de juiste vorm en taal. Je bent energiek, representatief en staat iedereen met enthousiasme en vakkennis te woord.

• Je stroomlijnt de agenda’s van de directeuren, beoordeelt en prioriteert afspraakverzoeken en plant deze in. 
• Je organiseert overleggen of lunchafspraken, zowel binnen als buiten de PI. 
• Je reserveert vergaderruimtes, plant digitale overleggen en notuleert tijdens bijeenkomsten. 
• Je vervult een representatieve rol voor de directie, bijvoorbeeld door bezoekers te ontvangen en te begeleiden. 
• Je verwerkt de in- en uitgaande mail, post en telefoongesprekken en zorgt voor een efficiënt mailverkeer voor de directie. 
• Je ondersteunt de vestigingsdirecteur en de directeur zorg & behandeling en werkt nauw samen met de directiesecretaris.

Wat vragen wij van jou?
Je bent de spil in het web en schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau. Je bent scherp, discreet en denkt altijd een stap vooruit. Naast dat je goed en duidelijk communiceert, ben jij je bewust van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen en kan integer omgaan met personele en bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Je hebt ervaring met complex agendabeheer en kunt snel schakelen tussen verschillende onderwerpen. Je blijft kalm en georganiseerd in een dynamische werkomgeving.

• Mbo (niveau 4) werk- en denkniveau, bij voorkeur een diploma in een secretariële richting. 
• Aantoonbare werkervaring (4-5 jaar) in een vergelijkbare functie. 
• Ruime ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur ervaring met archiefbeheersystemen zoals JOIN. 
• Digitale vaardigheden en ervaring met notuleren. 
• Gedegen kennis van administratieve en bedrijfsvoeringprocessen, zoals I-babs. 
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in spreken als schrijven.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• De briefselectie vindt plaats op 13 april, de gesprekken staan gepland op 16 april 2026.
• Een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Uiteraard vragen wij hiervoor vooraf jouw toestemming.
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.