Zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt achter de schermen, zodat het directieteam zich volledig kan richten op wat echt belangrijk is? Word de onmisbare schakel bij Justitieel Complex Schiphol en ondersteun de directie in het efficiënt beheren van dagelijkse processen.

Als managementondersteuner bij JCS speel jij een sleutelrol in het efficiënt laten verlopen van dagelijkse processen. Jij ondersteunt de directie, zodat zij zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken. Met twee directe collega’s ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarbij jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen. Samen vormen jullie bureau management ondersteuning. Jullie hebben elk je eigen aandachtsgebied, waarbij jij voornamelijk de plaatsvervangend vestigingsdirecteuren ondersteunt. Bij afwezigheid vangen jullie elkaar op, zodat er altijd een fysiek aanspreekpunt voor het management is en de afwezigheid gespreid blijft.

Concreet betekent dit:

• Representatie en gastheerschap:
  Jij hebt een scherp oog voor de details die de dagelijkse werkomgeving ondersteunen. Je stemt je houding en aanpak af op de situatie en de gesprekspartners, en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Met je intuïtie en professionaliteit ben jij degene die de directie in staat stelt zich volledig op hun kerntaken te concentreren, door proactief te anticiperen op wat nodig is en alles op de achtergrond perfect te regelen.
• Agendabeheer:
  Je beheert de agenda van de directie, houdt overzicht en zorgt dat afspraken efficiënt gepland worden. Bijvoorbeeld, wanneer een overleg met meerdere partijen uitloopt, zoek jij direct naar een oplossing om alle betrokkenen weer op één lijn te krijgen;
• Contactpersoon voor interne en externe vragen:
  Jij bent hét aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen met vragen over procedurele zaken. Of het nu gaat om een collega met een urgente vraag over beleid of de coördinatie van een reactie naar een externe instantie;
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen:
  Je verzamelt agendapunten en input, stelt de agenda op en notuleert. Zo zet je na diverse overleggen de belangrijkste actiepunten helder op papier, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt;
• Post en correspondentie afhandelen:
  Je beoordeelt binnenkomende post en correspondentie op belang en prioriteit, en verstuurt brieven namens de directie. Je zorgt dat een dringende brief snel bij de juiste persoon terecht komt en dat een officiële reactie op tijd de deur uitgaat;
• Ad-hoc ondersteuning:
  Je pakt onverwachte taken proactief op. Bijvoorbeeld, als een geplande presentatie van de directie technisch niet werkt, zorg jij binnen no-time voor een oplossing. 
  
  

Klaar voor een nieuwe uitdaging?
Zie jij jezelf als dé managementondersteuner die het directieteam van Justitieel Complex Schiphol naar een hoger niveau tilt? Solliciteer nu en laat zien wat jij in huis hebt! Heb je nog vragen? Neem gerust contact op.

Jij bent een georganiseerde aanpakker die structuur brengt in een dynamische werkomgeving. Met jouw dienstverlenende instelling en scherpe oog voor detail weet je de directie optimaal te ondersteunen. Je beheert complexe agenda’s, notuleert helder, en bewaakt de voortgang van afspraken. Communicatief ben je sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en je denkt in oplossingen wanneer obstakels zich voordoen.

Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en werkt zowel zelfstandig als in teamverband. Jouw collegiale en flexibele houding maakt je een waardevolle kracht binnen elke samenwerking. Of het nu gaat om vergaderingen plannen, vragen beantwoorden, of vertrouwelijke stukken beheren, je doet het met zorg, precisie en een glimlach.

• Een afgeronde mbo-opleiding in een administratieve of secretariële richting;
• Ervaring in een managementondersteunende rol, bij voorkeur in een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en ervaring met het beheren van complexe agenda’s en het coördineren van meerdere taken tegelijk;
• Kennis van Microsoft Office-toepassingen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van Engels;
• Een gastvrije, professionele en proactieve houding, met oog voor detail.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.