Er zit meer achter werken als managementondersteuning bij PI Dordrecht. Naast de collegiale werksfeer en het betekenisvolle werk is deze functie onmisbaar binnen de PI omdat de directie en directe collega’s niet zonder jouw organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning kunnen. Geen dag is hetzelfde! 

Als managementondersteuner bij PI Dordrecht speel jij een sleutelrol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen. Jij bent de steunpilaar van de directie en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Samen met je collega’s ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarin jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen.

Zo handel je inkomende en uitgaande post en correspondentie af. Waar mogelijk geef je bij binnengekomen post en informatie het belang, de urgentie, de samenhang en de planning aan. Ook verzamel, orden en bewerk je cijfermatige en andere administratieve gegevens. Hiervan maak je heldere overzichten. Je legt dossiers en archieven aan en onderhoudt deze.

Daarnaast bestaan je werkzaamheden uit:

• Je fungeert als vraagbaak en je bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen;
• Je zorgt ervoor dat gegevens en overzichten compleet en op tijd aangeleverd worden, zodat het management de juiste beslissingen kan nemen;
• Je beheert de agenda en ondersteunt en ontzorgt de manager op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak;
• Je stemt behoeften en verwachtingen van het management proactief af;
• Je voert agendaoverleg met het MT leden, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan;
• Je plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda’s, stukken) en zorgt voor de gevraagde faciliteiten (videoverbindingen, locatie, catering, etc.);
• Je zorgt voor notulen en/of actie- en besluitenlijsten conform het overlegstructuur;
• Je zorgt voor de administratieve verwerking in JOIN.

Als managementondersteuner bewaak je kleine budgetten en je verzorgt (interne) bestellingen. En heeft een collega, externe instantie of een andere betrokkene een vraag over een procedure of andere relevante aangelegenheid? Dan treed jij op als eerste telefonisch en schriftelijk aanspreekpunt, vraagbaak en contactpersoon.

De penitentiaire inrichting (PI) Dordrecht staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt daarin samen met haar ketenpartners en gedetineerden. De PI is volop in ontwikkeling. De doelgroep vraagt andere accenten binnen de detentie en daar wordt in de organisatie voortdurend naar gezocht en beleid op gemaakt, dit vraagt veel in flexibiliteit en nauwkeurigheid van ons en dus ook van jou als nieuwe collega. 

Verder breng je mee:

• Je hebt minimaal mbo 4 werk- en denkniveau. Nog geen mbo 4 diploma? Dan testen wij je niveau doormiddel van een capaciteiten test;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementondersteuner of directiesecretaresse;
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en kunt een gesprek voeren in het Engels;
• Je hebt aantoonbare ervaring in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen;
• Je bent parttime beschikbaar voor 27 uur in de week;

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.