Ben jij iemand die enthousiast wordt van het puzzelen in agenda’s en mogelijkheden creëren? Iemand die de mentaliteit heeft dat als het niet linksom lukt, dan wel rechtsom?  Dan is werken bij het CIBG als management ondersteuner iets voor jou!

Wij zijn het CIBG, een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van VWS. In het hart van de zorg, met hart voor de zorg. Wij verbinden de werelden van zorgverlener, zorgaanbieder en mensen met een zorgvraag door gegevens te beoordelen, te registreren en te verstrekken. In de vorm van informatie, registratie of vergunning. Zodat iedereen kan beschikken over de juiste zorginformatie. Waar je ook bent, op elk moment. Jij als management ondersteuner maakt hier een verschil in, want zonder goed agendabeheer en ondersteuning van de managers kan het CIBG haar taken niet goed uitvoeren. Jij bewaakt de rust, bekijkt de mogelijkheden in agenda’s en met jouw creatief vermogen realiseer je de oplossing voor uitdagende agenda puzzels zodat goede zorg mogelijk gemaakt kan worden.

Je komt terecht in een hecht team van twee management ondersteuners, zij zijn op zoek naar een ervaren management ondersteuner die direct aan de slag kan en van aanpakken weet met een dosis humor.

Een greep uit je werkzaamheden: 

• Complex agenda- en vergaderbeheer: plannen, coördineren en bewaken van agenda’s, inclusief het afstemmen van interne en externe afspraken en het anticiperen op wijzigingen.
• Organisatie van vergaderingen op externe locaties: reserveren en coördineren van externe vergaderlocaties (bijvoorbeeld hei-dagen voor het DT), inclusief logistieke afstemming en praktische voorbereiding.
• Reis- en verblijfarrangementen: verzorgen van hotelovernachtingen en aanverwante voorzieningen voor management en collega’s, met oog voor planning, comfort en kosten.
• Facilitaire ondersteuning rondom bijeenkomsten en vergaderingen: aanvragen en organiseren van onder andere lunches, en het creatief oplossen van een tekort aan vergaderruimtes door slim te puzzelen met beschikbare locaties.
• Ad-hoc en facilitaire werkzaamheden: oppakken van uiteenlopende ad-hoc verzoeken en facilitaire zaken, waarbij snel schakelen, ontzorgen en meedenken centraal staan.

De vaste kantoordagen zijn maandag, dinsdag en donderdag. Omdat er gewerkt wordt in een klein en hecht team, is enige flexibiliteit gewenst om elkaars vakanties op te vangen. Binnen het CIBG heerst een informele en niet-autoritaire werksfeer, met korte lijnen naar de managers. Jij zult in deze functie op vaste basis twee managers ondersteunen en bijspringen bij andere managers waar nodig. Een goede samenwerking en een prettige, collegiale sfeer gaan hand in hand met het professioneel organiseren van de werkzaamheden.

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een management ondersteunende rol.
• Je bent ervaren in complex agenda- en prioriteiten beheer: je stelt de juiste prioriteiten, behoudt overzicht in drukke agenda’s en je ondersteunt het management effectief.
• Je bent flexibel en proactief: je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, speelt vooruit op veranderingen en neemt initiatief waar nodig.
• Je bent communicatief sterk: je communiceert duidelijk op verschillende niveaus, durft weerwoord te geven en bewaakt grenzen op een professionele manier.
• Je bent integer en financieel bewust: je gaat zorgvuldig om met organisatie-sensitieve informatie en beschikt over voldoende financieel inzicht om kosten en afspraken goed te bewaken.

• Een referentiecheck kan deel uitmaken van de procedure.
• Het CIBG heeft ook een vestiging in Heerlen. Je bent indien nodig bereid om incidenteel deze vestiging te bezoeken.