Ben jij gemotiveerd om een bijdrage te leveren aan de ondersteuning van het management van het directoraat-generaal Koninkrijksrelaties en de medewerkers van de bijbehorende afdelingen? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en energieke collega die wendbaar is in een dynamische omgeving. Ben jij iemand met een vooruitziende blik, die initiatief toont en het leuk vindt om in een team te werken? Pak je daarnaast ook zelfstandig taken op, ben je flexibel en collegiaal en indien nodig inzetbaar om pieken in het werk op te vangen in geval van vakantie of afwezigheid? Dan zoeken wij jou.

Wat ga jij doen?
Binnen ons team van managementondersteuners werk je nauw samen met je directe collega’s van het secretariaat in Den Haag en het Caribische deel van het Koninkrijk (Aruba, Bonaire, Curaçao, Saba, Sint Eustatius en Sint Maarten) en zorg je dat de samenwerking binnen het team soepel verloopt. Samen ondersteunen jullie de managers waarbij je ook goed zelfstandig kan werken. Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen. Je houdt je bezig met het (complexe) agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Ook maak je afspraken waarbij veel belanghebbenden betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je zoveel mogelijk op eigen initiatief op.

Je zorgt dat de vergaderdossiers tijdig en compleet via iBabs beschikbaar zijn voor jouw managers. Je spreekt anderen op vriendelijke wijze aan op hun bijdrage. Jij weet relaties op te bouwen met andere secretariaten en (beleids)medewerkers, zowel binnen BZK als daarbuiten. Jij weet wie belangrijke partners zijn voor jouw directie. Hierdoor weet je als eerste wat er speelt en neem je initiatief in bijvoorbeeld het inplannen van terugkerende afspraken. Ook draai je je hand niet om voor het organiseren van internationale dienstreizen.
Je bent het aanspreekpunt voor de medewerkers van de directie. Als facilitair- en ICT-contactpersoon help je de collega’s bij het inrichten van hun (digitale) werkplek, vraag je bloemen aan, bestel je kantoorartikelen en handel je ziek- en betermeldingen af. Ook zorg je dat informatie en processen betrouwbaar en vindbaar zijn en deel je deze met je omgeving. Kortom, een veelzijdige functie die geen dag hetzelfde is.

Je werkzaamheden op een rij:

• Je beheert zelfstandig en proactief de (complexe) agenda’s van de managers;
• Je draagt zelfstandig zorg voor de afhandeling van de post en het telefoon- en e-mailverkeer;
• Je verzamelt stukken t.b.v. overleggen en plaatst deze in iBabs of print deze uit;
• Je organiseert vergaderingen en ondersteunt de managers op het gebied van personeelszaken (denk aan het inplannen van personeelsgesprekken);
• Je ondersteunt bij het werven en selecteren van nieuwe collega’s;
• Je zorgt ervoor dat relevante stukken in het digitaal archief worden opgeslagen en waar nodig worden voorzien van een digitale handtekening;
• Je ondersteunt bij het organiseren van internationale dienstreizen;
• Je bent ICT-contactpersoon.

• Werk- en denkniveau: Minimaal MBO en een afgeronde opleiding tot managementassist.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen de rijksoverheid;
• Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
• Je kunt goed prioriteiten stellen, weet om te gaan met vertrouwelijke informatie en je werkt secuur;
• Je bent goed in planning en voortgangsbewaking;
• Je bent een ambassadeur voor de directie;
• Je werkt graag samen in een team met andere managementondersteuners;
• Je hebt bij voorkeur kennis van diverse BZK-systemen zoals iBabs, digidoc, digi-inkoop, PMS, p-direkt, world meeting select en Travelpoint.

Competenties

• Je werkt accuraat
• Je bent oplossingsgericht
• Je bent je bewust van de omgeving
• Je kunt goed zelfstandig werken en ook samenwerken
• Je bent flexibel en klantgericht
• Je bent stressbestendig
• Je handelt integer
• Je denkt proactief mee