Als Managementondersteuner zorg je ervoor dat de dag van de directeur Ambtenaar en Organisatie vlekkeloos verloopt. Je beheert de agenda volledig zelfstandig, brengt hierin structuur aan, stelt prioriteiten en handelt agendaverzoeken zoveel mogelijk zelfstandig af. Je zorgt ervoor dat afspraken goed voorbereid zijn en dat de benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn. Dankzij jouw dienstverlenende instelling, organisatorisch vermogen en oog voor detail houd je moeiteloos het overzicht, ook wanneer de druk hoog is.

Je hebt een echte can-do-mentaliteit: je bent proactief, schakelt snel en vindt het prettig om zaken goed geregeld en op orde te hebben. Als spin in het web ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de organisatie. Je legt gemakkelijk verbindingen, weet wat er speelt en zorgt ervoor dat de juiste acties op het juiste moment worden uitgevoerd. Om de directeur optimaal te kunnen ondersteunen, verdiep je je in de inhoud en ben je goed op de hoogte van de onderwerpen waarmee de directeur en de directie zich bezighouden.

Naast het agendabeheer speel je een belangrijke rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten. Je plant in- en externe afspraken, stemt af met verschillende betrokkenen en regelt praktische zaken zoals vergaderfaciliteiten, catering en bezoekersaanmeldingen. Je bent nauw betrokken bij de (digitale) voorbereiding van overleggen en ondersteunt bij de opvolging van acties en afspraken.

Je bent de motor en lid van het MT van de directie A&O. Je signaleert wat aandacht nodig heeft, bewaakt gemaakte afspraken en zorgt waar nodig voor herinneringen. Daarnaast pak je vragen op vanuit de secretariaatspostbus, bijvoorbeeld rondom het reserveren van vergaderruimtes, het aanvragen van systeemrechten, het registreren van ziekmeldingen of het organiseren van attenties.

Je denkt actief mee over de verdere ontwikkeling en verbetering van de dienstverlening van het secretariaat. Je signaleert kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten en draagt hier actief aan bij. Daarnaast stuur je de andere managementondersteuners functioneel aan en draag je bij aan een goede samenwerking binnen het secretariaat.

Op deze manier neem je voortdurend initiatief om de directeur en de directie te ondersteunen, te ontzorgen en ervoor te zorgen dat de organisatie optimaal kan functioneren.

• Je hebt een afgeronde MBO-4-opleiding secretariële/administratieve dienstverlening
• Je hebt ervaring opgedaan in soortgelijke functie, bij voorkeur bij de rijksoverheid
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, uitstekend
• Je beschikt over ICT-vaardigheden met systemen zoals Outlook, ibabs, PMS, Topdesk, MS Teams en aanvragen doen in diverse facilitaire portalen

Je bent zelfstandig, proactief en neemt graag initiatief. Je houdt van organiseren, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen. Je bent nauwkeurig, flexibel en blijft rustig wanneer de druk toeneemt.

Met jouw sociale en samenwerkingsgerichte houding werk je prettig samen met collega’s en weet je mensen met elkaar te verbinden. Je denkt vooruit, ziet kansen voor verbetering en komt met praktische oplossingen. Je begrijpt hoe jouw bijdrage past binnen het grotere geheel en zet je graag in voor een professionele ondersteuning van de directeur en de directie.

Werkt u al bij de Rijksoverheid en heeft u een vast dienstverband? Dan behoudt u bij aanstelling in deze functie uw vaste aanstelling. U stapt in dat geval over naar deze functie met behoud van uw arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Planning sollicitatiegesprekken
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 24 augustus. Wij verzoeken kandidaten vriendelijk om hier alvast rekening mee te houden.