Jij houdt het overzicht in een organisatie die Nederland veilig houdt

Bij Staatstoezicht op de Mijnen draait alles om veiligheid, maatschappelijke impact en samenwerken aan de energie van morgen. Achter onze inspecteurs, specialisten en managers staat een sterke organisatie. En daar speel jij als managementondersteuner een belangrijke rol in.

Ben jij iemand die rust brengt in een dynamische omgeving? Die vooruitdenkt, prioriteiten bewaakt en moeiteloos schakelt tussen verschillende belangen en werkzaamheden? Dan vind je bij SodM een omgeving waarin jij het verschil kunt maken.

In deze functie ben je veel meer dan alleen ondersteunend. Jij bent degene die structuur aanbrengt, prioriteiten bewaakt en collega’s helpt om effectief samen te werken (teamplayer). Je ziet wat nodig is, schakelt snel en zorgt dat zaken geregeld worden, vaak nog voordat iemand erom vraagt.

Als managementondersteuner heb je een belangrijke verbindende rol binnen de organisatie. Je bent zichtbaar, toegankelijk en werkt nauw samen met collega’s. Je weet wat er speelt en zorgt ervoor dat de dagelijkse ondersteuning soepel verloopt. Daarom vinden wij fysieke aanwezigheid belangrijk. Hybride werken is bespreekbaar, waarbij we vanwege de aard van de functie uitgaan van een hoge mate van aanwezigheid op kantoor.

Geen dag is hetzelfde. En juist dat geeft jou energie.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner ben jij de verbindende schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt managers en collega’s in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar snel schakelen belangrijk is.

Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat alles organisatorisch klopt. Daarbij krijg je veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om mee te denken over slimmer en efficiënter werken.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en het plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten;
• Het organiseren en ondersteunen van vergaderingen;
• Het bewaken van acties, deadlines en gemaakte afspraken;
• Het opstellen, redigeren en verwerken van documenten, actielijsten en correspondentie;
• Het onderhouden van contact met interne en externe stakeholders;
• Het ondersteunen van projecten en teamactiviteiten;
• Het signaleren van knelpunten en proactief zoeken naar oplossingen;
• Het ondersteunen bij het organiseren van evenementen;
• Het ondersteunen bij facilitaire werkzaamheden (hoofdzakelijk administratief)

Je werkt gestructureerd en zorgt dat collega’s op jou kunnen rekenen. Samen met je collega’s vorm je een hecht team waarin jullie elkaar helpen en ondersteunen waar nodig.

Wie ben jij?

Jij bent iemand die overzicht creëert, snel schakelt en plezier haalt uit organiseren en ondersteunen. Je werkt zorgvuldig, denkt vooruit en voelt goed aan wat er nodig is.

Je bent communicatief sterk, houdt meerdere ballen tegelijk in de lucht en blijft rustig wanneer de druk toeneemt.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig;
• Je bent proactief en denkt in oplossingen;
• Je bent servicegericht, collegiaal en je functioneert graag als teamplayer;
• Je weet op hoofdlijnen wat er zich binnen de organisatie speelt;
• Je kunt goed plannen en organiseren;
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld in secretariële of administratieve richting;
• Minimaal 1 tot 2 jaar ervaring in een ondersteunende, secretariële of administratieve functie;
• Goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe werkwijzen en applicaties snel eigen;
• Affiniteit met organiseren van evenementen en facilitaire werkzaamheden (hoofdzakelijk administratief);
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (Engels is een pré);

Ervaring binnen een complexe organisatie of overheidsomgeving is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

Hybride werken behoort tot de mogelijkheden. Omdat deze functie een belangrijke verbindende rol heeft binnen de organisatie, vragen wij een hoge mate van fysieke aanwezigheid (75%) en flexibiliteit.

Is je interesse gewekt? Solliciteer dan nu via onderstaande button met je cv en onderbouw in je motivatiebrief waarom je op deze functie solliciteert en waarom SodM jou aanspreekt.

De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een arbeidsvoorwaardengesprek. Het eerste gesprek zal plaatsvinden op 5 of 6 oktober. Het tweede gesprek zal plaatsvinden op 12 of 15 oktober.

Het inwinnen van referenties kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. De kandidaten die het meeste aansluiten op het opgestelde profiel nodigen wij uit voor een gesprek. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde opleiding(en) als werkervaringseisen. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Deze functie wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een interne kandidaat.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.